×

Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - SOP Part 2 - 1

Posted by Kembar Pro

HUTANG DAGANG (ACCOUNT PAYABLE)

Pengadaan untuk keperluan memenuhi bahan baku untuk produksi atau diolah Perusahaan dan untuk keperluan trading dimana bahan baku yang dibeli langsung dijual ke pelanggan. Dan untuk pembeliannya dapat diperoleh dipasaran lokal atau dengan Import dan pembayarannya dapat secara Cash atau dengan tempo.

Secara kwantitatif barang yang dibeli mencapai beberapa item, dan untuk menentukan pemasok baik untuk barang-barang yang mempuyai masa (lifetime) panjang maupun untuk barang-barang cepat rusak (perishable) maka hal-hal pokok yang perlu diperhatikan :
  • Pemasok mempunyai fasilitas penunjang yang memadai
  • Produknya sesuai dengan spesifikasi kita dan pemakai barang.
  • Kondisi finansial pemasok yang cukup baik.
  • Harga yang kompetitif dan realistis
  • Pemasok mengutamakan layanan yang terbaik
  • Pemasok jujur & adil kepada konsumen, pekerja dan perusahaannya sendiri.
Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - SOP Part 2 - 1

Demi untuk menunjang usaha dalam mempertahankan pelayanan dan kontrak, maka komitmen dengan divisi telah disepakati bahwa pembelian barang-barang manufaktur harus langsung ke distributor / pabrik, sejauh masih memungkinkan.

Misalnya: untuk pemasok sayuran dan buah-buahan digunakan pemasok ganda, hal ini untuk menghindari kemungkinan terjadinya kekosongan barang, sedangkan untuk penentuan pemasok ikan, daging dan ayam harus mempunyai fasilitas yang memadai dari segi prosesing, pengepakan maupun dari segi hygiene dan sanitasi, sehingga resiko penolakan oleh pemakai barang tidak terjadi.

Pembelian mendadak: dalam keadaan tertentu pembelian mendadak tidak bisa dihindari, hal ini untuk mendukung kegiatan, dan ini dapat ditelolir dengan syarat :
  • Permintaan telah disetujui oleh pemakai barang (Operation manager)
  • Pembebanan biaya tambahan yang disetujui oleh yang berwenang (Operation manager)
System dan prosedur yang berkaitan dengan pembelian kredit, terlebih berfokus  untuk pengelolaan Hutang dagang,  antara lain meliputi :

I.   Kebijakan-Kebijakan Hutang Dagang
II.  Prosedur Pengelolaan Hutang Dagang


I.  Kebijakan-Kebijakan Hutang Dagang

  1. Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada Surat Tanda Terima Barang/GR, jika nilai invoice lebih besar atau item barang yang diterima tidak sesuai dengan nilai Surat Tanda Terima Barang/GR maka harus dibuat invoice baru yang telah direvisi dari supplier.
  2. Untuk invoice Non PO, Invoice harus mendapat persetujuan dan ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing Dept. Head sebelum diserahkan ke Finance Departement.
  3. Sebelum memproses invoice Non PO tersebut, Finance Controller telah menyetujui invoice Non PO tersebut dan memastikan bahwa biaya-biaya tersebut telah sesuai dengan budget yang telah disetujui.
  4. Jika Invoice Non PO tidak masuk dalam budget atau nilai invoice diatas budget, maka diperlukan persetujuan atas biaya-biaya tersebut melalui Dept.Head masing-masing dan Finance Controller dan CFO.
  5. Term of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang kepada supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal diterimanya invoice/ tanda terima faktur oleh Finance Departement.
  6. Hutang Usaha Perusahaan dikategorikan menjadi 2 (dua):
  • Nota pembelian (PO)/Kontrak (Contract)/ Tagihan atas jasa (Service Order Invoice). Jenis Tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh Vendor berdasarkan penerbitan Nota pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini umumnya berasal dari perolehan barang dan atau jasa seperti: pembelian bahan baku, jasa konsultan dll.
  • Non PO Invoice, Jenis tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh Vendor tanpa menerbitkan Nota Pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini umumnya berasal dari Accrued Expenses/Biaya-biaya Akrual (misalnya : gaji dan tunjangan, bunga bank, telepon, listrik, air, pajak dsb), Biaya Perjalanan Dinas (misalnya: tiket pesawat, rental mobil, hotel, dsb), Prepaid Expenses/Biaya dibayar dimuka (misalnya: bon sementara karyawan, asuransi, sewa gedung,dsb) dan biaya-biaya lainnya tanpa Nota Pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order).

Kebijakan Pembayaran Hutang

  1. Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan  tanggal Jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan melihat daftar hutang  yang jatuh tempo.
  2. Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhir bulan untuk digunakan oleh AP Staff dalam pembuatan prakiraan Cash flow/arus kas Bulanan.
  3. AP Staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director. Proposal pembayaran dibuat berdasarkan AP Aging/Umur Hutang.
  4. Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director berdasarkan proposal pembayaran yang diserahkan oleh AP Staff dan ketersediaan dana, proposal pembayaran yang pasti atau telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini. Hal ini mengacu kepada Payment List/Daftar Pembayaran.
  5. Daftar pembayaran dibuat oleh AP Staff dan diinformasikan kepada Finance Controller. AP Staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan daftar pembayaran.
  6. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank transfer, giro, transfer dana elektronik, namun pembayaran tunai dapat dilakukan kepada Supplier tertentu.
  7. Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat persetujuan dari BOD.
  8. Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya perjalanan dinas karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan harus didiskusikan dan disetujui oleh Head of Dept. dan Finance Controller.
  9. Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/giro atau transfer  diatur dalam manual of Authority (sesuai otorisasi dari masing-masing bank dengan perusahaan). Oleh 2 BOD.
  10. Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh AP Staff dan dicetak.
  11. Voucher pembayaran bank atau tunai harus disertai dengan dokumen pendukung.
  12. Voucher pembayaran bank atau tunai harus direview dan disetujui oleh Head of Finance.
  13. Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan setelah transaksi disetujui dan transfer bank telah dilakukan.
  14. AP Staff harus mencatat transaksi atas pembayaran  hutang Dagang secara harian.


Payment on purchasing (PO & Non PO)

Dengan PO (3 way matching):

a.        Account Payable Staff menerima invoice, faktur pajak PPn, GR (Surat Tanda Terima Barang), DO (Surat Jalan) dari Supplier. PO diterima dari Bagian Purchasing.

b.       Account Payable Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
  • Invoice mencerminkan kuantitas dan spesifikasi dari barang yang tercatat dalam GR (Surat Tanda Terima Barang) dan sesuai dengan yang diorder dalam PO.
  • Memeriksa bahwa GR/STTB telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang, termasuk quality checker jika diperlukan
  • Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supllier di invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama dengan yang tercantum di invoice supplier.
  • Memeriksa jika ada catatan dalam GR/STTB yang mempunyai implikasi terhadap proses pembayaran.
  • Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat di PO.
  • Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.
  • Memeriksa jangka waktu pembayaran konsisten antara invoice dengan PO
  • Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untuk invoice tersebut.
  • Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut.


c.        AP Staff kemudian melakukan entry atas invoice tersebut ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada vendor sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan.

d.      Jatuh tempo pembayaran kepada Supplier diakui terhitung sejak tanggal diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda Terima Faktur.

e.       Account Payable Staff melakukan journal entry atas invoice dari supplier beserta dokumen pendukungnya kedalam sistem.

Jurnal untuk transaksi 3 way matching adalah:
Dr. Accrue Purchase
Dr. Vat in
Cr. Tax Payable – PPh 23
Cr. Account Payable

Jurnal sebelumnya pada saat GR adalah:
Dr. COGS
Cr. Accrue Purchase

f.         Seminggu sekali AP Staff membuat laporan aging hutang supplier dari sistem. Laporan harus menginformasikan jatuh tempo pembayaran invoice supplier dan mengelompokkan invoice yang belum dibayar tersebut kedalam kategori berikut:
·      Invoice yang lewat jatuh tempo
·      Invoice yang akan jatuh tempo dalam jangka waktu 2 (dua) minggu

g.       Laporan umur hutang harus direview oleh Accounting Manager untuk memilih invoice-invoice yang akan diproses pembayarannya. Accounting Manager memilih invoice-invoice yang akan dibayarkan dengan mempertimbangkan rencana Cash flow, supplier-supplier utama dan supplier-supplieryang harus didahulukan.  Hal ini akan didiskusikan dan disetujui oleh Financial Controller.

h.        AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP & Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya.


Non PO (2 way matching):


a.      AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari User.

b.     AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut: 
  • Nilai tagihan
  • Jenis transaksi
  • Vendor atau user kode dan nama
  • Kelengkapan otorisasi
Account Payable Staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier tersebut ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada Supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan.

c.         Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda Terima Faktur.

d.        AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta dokumen pendukungnya kedalam sistem.

Jurnal untuk transaksi 2 way matching adalah:
Dr. Expense
Dr. Vat in
Cr. Tax Payable – PPh 23/4(2)
Cr. Account Payable

e.        AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP & Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya.