Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control) - SOP Part 4

PENGELOLAAN KONTROL PERSEDIAAN

Manajemen persediaan adalah control atas segenap aktiva yang merupakan produk perusahaan, yang diperjual belikan dalam operasi sehari-hari. Persediaan meliputi :

Persediaan bahan mentah
Persediaan barang dalam proses
Persediaan barang jadi

Manajemen persediaan menjadi sangat penting karena akan menentukan besaran investasi yang akan ditanamkan agar pengelolaannya menjadi efektif dan umumnya besarnya lebih kurang 5.6 % dari total aktiva perusahaan.

Kegunaan membuat inventory adalah untuk membebaskan operasi persediaan artinya membuat masing-masing fungsi bisnis bebas satu sama lainnya sehingga penutupan disuatu area tidak berakibat lebih jauh pada produksi dan penjualan produk jadi karena berhentinya produksi dapat berakibat hilangnya pelanggan potensial.

Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control) - SOP Part 4

Fungsi Persediaan :

Enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan adalah sebagai berikut :

Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan Perusahaan.
Menghilangkan resiko bila barang yang dipesan tidak baik atau rusak sehingga harus dikembalikan.
Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga atau inflasi.
Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan bila bahan baku tersebut tidak tersedia dipasaran.
Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas (quantity discount)
Memberikan pelayanan kepada pelangganan dengan tersedianya barang yang diperlukan.

Artikel Lainnya: Kebijakan & Prosedur Hutang Dagang (Account Payable)

Dari fungsi tersebut persediaan dapat dikelompokkan kedalam 4 (empat) jenis yaitu:

Flucktuation Stock yaitu untuk menjaga fluktuasi permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi bila terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam rencana penjualan, waktu produk atau pengiriman barang.
Anticipation Stock yaitu untuk menghadapi permintaan yang telah diramalkan, dan pada saat permintaan tinggi dan kapasitas produksi tidak sanggup memenuhinya. Atau karena kesulitan memperoleh bahan baku, sehingga proses produksi tetap berjalan.
Lot-size Inventory yaitu persediaan yang diadakan lebih besar dari pada kebutuhan saat itu, dan ini dimaksudkan untuk mendapatkan keuntungan dari potongan pembelian (discount quantity), karena dengan pembelian yang lebih besar akan menghemat biaya pengangkutan per unit lebih rendah dan biaya administrasi lebih mudah.
Pipeline Inventory : persediaan yang dalam proses pengiriman dari tempat asal ketempat barang itu dipergunakan dan memakan waktu berminggu-minggu.

Beberapa kebijakan dan prosedur dalam manajemen persediaan yang dilakukan untuk mencapai pengelolaan yang effektif dan effisien, dikelompokan sebagai berikut :

I. Kebijakan-kebijakan Persediaan

II. Prosedur-prosedur dalam Persediaan

I Kebijakan-kebijakan Persediaan

Kebijakan Umum Persediaan

Barang yang diterima dan keluar harus dicatat ke dalam sistem secara real time dan transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan harus ditutup pada akhir bulan. Saldo akhir dari periode berjalan akan menjadi saldo awal periode berikutnya. .
Penilaian persediaan dihitung menggunakan metode rata-rata tertimbang.
Store keeper bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan persediaan, perlindungan terhadap kehilangan dan kerusakan, pengawasan dan pelaporan dan juga pengelolaan identifikasi fisik persediaan untuk semua gudang yang berada didalam perusahaan.
Penambahan master dan kode barang disusun oleh Purchasing Departement.
Setiap persediaan didalam gudang memiliki kode persediaan yang unik (struktur kode yang sama dalam perusahaan) Store keeper tidak diperkenankan merubah, menambah ataupun mengurangi kode yang telah ada.
Storekeeper bertanggung jawab untuk menindaklanjuti setiap masalah / kerusakan / kehilangan di area gudang dan berkoordinasi aktif dengan pihak-pihak terkait untuk memecahkan masalah tersebut.
Penyimpanan persediaan diluar gudang harus memperoleh persetujuan dari Site Manager.
Persediaan harus dilindungi dengan asuransi terhadap resiko-resiko yang mungkin terjadi seperti kebakaran, banjir, pencurian, huru hara dan bahaya-bahaya lainnya.
Batas optimal persediaan harus dikelola dengan menyesuaikan permintaan-permintaan dari User Departemen terkait dan meminimalisasi biaya-biaya penyimpanan dan pemesanan. Batas-batas persediaan harus ditentukan sebelumnya dan dimasukkan kedalam sistem. Rencana kerja bulanan harus digunakan sebagai dokumen penuntun dalam menentukan batas-batas persediaan berikut:

· Batas pemesanan ulang atau jumlah pemesanan ekonomis

· Batas minimum persediaan

· Batas maksimum persediaan

Artikel Lainnya: User manual Oracle Budget

Kebijakan Penerimaan Persediaan

Tidak diperkenankan menerima barang tanpa disertai dengan bukti PO (Purchase Order), dokumen pendukung dari Supplier (DO dll). Dan internal order yang sebelumnya telah diinformasikan ke lokasi.
Informasi PO dan Internal Order harus ada pada Store keeper saat menerima barang.
Surat Tanda Terima Barang (RR) adalah dokumen wajib dan dianggap sebagai bukti barang yang diterima.
Surat Tanda Terima Barang (RR) dibuat oleh Store Keeper dan disetujui oleh Manager terkait.
Store keeper harus memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam Surat Tanda Terima Barang harus sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Jika jumlahnya berbeda dengan Surat Jalan dari Supplier, maka Surat Jalan dari Supplier harus direvisi dan ditandatangani oleh kedua pihak.
Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih tinggi dari jumlah yang tertera didalam PO store keeper harus mengambil keputusan untuk menolak. Informasi harus dikumpulkan dari Supplier untuk menentukan apakah jumlah kelebihan akan diterima atau menyimpan barang-barang tersebut di gudang. Jika barang-barang disimpan di gudang maka barang-barang tersebut harus diperlakukan sebagai barang-barang FoC (Free of Charge).
Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih rendah dibanding dengan jumlah barang yang tertera dalam PO, Departemen terkait yang mengajukan PR harus dikomunikasikan. Tindakan-tindakan yang perlu harus diambil oleh Departemen Purchasing untuk penggantian.
Surat Tanda Terima Barang tidak dapat dikeluarkan oleh Bagian Pergudangan sebelum verifikasi kualitas dilakukan oleh pihak-pihak internal yang berkopenten terhadap kwalitas persediaan.
Jika ditemukan adanya barang yang usang, rusak atau spesifikasinya salah atau hal-hal lain yang berkaitan dengan kualitas barang dibandingkan dengan PO, maka barang tersebut harus ditolak dan Nota Pengembalian Pembelian harus dibuat dan dikirimkan kepada Supplier. Supplier harus menyetujui Nota Pengembalian Pembelian dan mengambil barang dari gudang. Jika Supplier tidak mengambil barang-barang tersebut maka barang-barang tersebut dianggap sebagai FoC (Free of Charge) dan dicatat ke dalam kode persediaan yang berbeda.
Tembusan Surat Tanda Terima Barang (RR rangkap 4) harus dikirimkan ke Finance Dept untuk diverifikasi dengan PO dan Invoice, untuk proses pencatatan dan pembayaran.
Surat Tanda Terima Barang dapat dibuat lebih dari satu untuk satu nomor PO yang pengirimannya dilakukan bertahap.
Proses penerimaan barang harus mengikuti aspek-aspek pengawasan internal yang digambarkan dalam SOP.

Artikel Lainnya: Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)

Kebijakan Pengeluaran Persediaan

Barang persediaan akan disimpan dan dikeluarkan sesuai FIFO (First In First Out).
Proses transfer persediaan antar gudang dan antar perusahaan adalah hal penting yang diperlukan dalam sistem untuk membantu kelancaran transfer antar gudang untuk memenuhi permintaan-permintaan transfer material penting yang sesuai atau diluar perencanaan sesuai dengan ketersediaan barang dan mendapat persetujuan dari Head of Dept. dan Financial Controller terkait.
Pengeluaran persediaan ke lokasi user tanpa melalui gudang tidak diperbolehkan.
Jika ada penegembalian barang dari lapangan Asisten Gudang harus menghitung jumlah barang yang dikembalikan dan membuat Nota Pengembalian Barang.

Kebijakan Pelaporan Persediaan

Laporan bulanan persediaan yang terdiri dari saldo, mutasi, analisa umur persediaan harus diserahkan tepat waktu dan menyajikan pengelolaan persediaan.
Pengawasan rutin atas batas-batas persediaan, verifikasi persediaan (pemeriksaan persediaan) berdasarkan sampel dan secara teratur harus dilakukan terutama pada barang-barang yang bernilai tinggi dan tindakan pencegahan harus diambil untuk meminimalisasi kerugian akibat keusangan, pencurian, kerusakan dll.
Pemeriksaan fisik persediaan secara sampling dilakukan setiap bulan, dengan nilai minimum 50% dari nilai total dari gudang-gudang terkait, sedangkan pemeriksan menyeluruh dilakukan setiap 6 bulan sekali.
Penyesuaian kelebihan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik akan diupdate dalam modul persediaan, dengan persetujuan dari Financial Controller dan GM.
Kekurangan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik harus dilaporkan ke BOD dan penyesuaian kepada sistem harus berdasarkan persetujuan BOD.
Untuk meminimalisasi dampak penghapusan (write off) yang tak terduga dan signifikan, maka kebijakan penyusutan sistematis diterapkan untuk barang-barang persediaan yang bergerak lambat, kecuali untuk semua barang-barang yang telah diasuransikan.
Perusahaan membuat penyisihan untuk persediaan barang yang usang, rusak, mengalami penyusutan, tidak sesuai spek, dan bergerak lambat untuk disetujui oleh BOD dan dinyatakan dalam laporan keuangan secara konservatif.

Artikel Lainnya: Cara Setting MYOB Premier13 Accounting berjalan Online - LAN & WAN

II Prosedur-Prosedur Pengelolaan Persediaan

Prosedur Penerimaan Persediaan

Store keeper tidak diperkenankan menerima barang dari supplier tanpa disertai dengan bukti PO atau internal Order untuk antar lokasi atau dari kantor cabang dan pendukung dari supplier surat jalan. Store keeper telah menerima copy PO pada saat menerima barang di gudang
Store keeper melakukan pengecekan atas barang yang diterima, kualitas barang dilakukan pengecekan oleh fihak internal yang berkopenten
Store keeper membuat Good receive note / Surat Tanda terima barang berdasarkan fisik barang yang diterima digudang sesuai dengan surat jalan, Jika tidak sesuai dengan surat jalan, maka surat jalan dari supplier harus direvisi dan disesuaikan dengan dengan fisik barang yang diterima di gudang. Surat jalan yang telah direvisi tersebut ditandatangani oleh kedua belah fihak.
Jika saat penerimaan barang, ditemukan adanya barang yang rusak, using atau spesifikasinya tidak sesuai, barang telah expired, maka store keeper berhak menolak barang dari supplier tersebut.
Storekeeper segera membuat Berita Acara atas kondisi barang yang diterima tersebut dan mengionformasikan serta menyerahkan berita acara tersebut kepada Purchasing Departement
Berdasarkan informasi/Berita Acara dari storekeeper, Purchasing departemen membuat Nota Pengembalian Barang kepada Suplier
Supplier harus menyetujui Nota pengembalian barang dan segera mengambil barang tersebut dari gudang
Storekeeper mengirimkan Surat Tanda Terima Barang atau good Received Notes kepada Purchasing Dept
Purchasing Dept melakukan verifikasi antara STTB/GRn dengan PO dan Invoice
Purchasing dept mengirimkan STTD/GRn, PO dan invoice ke Finance Dept/AP Staff untuk proses pencatatan dan pembayaran
Store keeper melakukan pengecekan untuk kelompok barang-barang tertentu sebagai berikut :

· Dry Food, store keeper harus memeriksa tanggal kadaluarsa/expired datenya dan kemasannya (packaging) tidak tumpah atau bocor

· Frozen food, Srore keeper harus memeriksa temperature suhu container pada saat menerima barang , misalnya -18, -20 dreajat celcius untuk daging ayam, daging olahan, daging sapi, ice cream dan lain-lain. Warna daging atau ikan yang diterima dan expired date-nya

· Chilled food, Storekeeper harus memeriksa kesegaran dari sayur, buah, cabe, bawang dan bahan baku chilled lainnya, suhu untu barang chilled adalah 0 sampai -5 derajat celcius.

Prosedur pengeluaran persediaan

Bagian produksi mengajukan permintaan jumlah material berdasarkan jumlah karyawan klien
Bagian produkasi mengajukanb permintaan item/jenis material berdasarkan menu planning bulanan
Untuk barang-barang kelompok dry goods seperti gula, kopi, susu, minuman kaleng, minuman kotak atau material selain menu Utama maka admin site membuat form permintaan barang dan mengajukan kepada storekeeper berdasarkan catatan dari clien
Admin site membuat isu tiket atas barang-barang tersebut sebagai dasar invoice backcharges
Storekeeper mengeluarkan barang berdasarkan metode FIFO, barang yang pertama masuk pertama keluar
Sorekeeper mencatat setiap pengeluaran barang dalam system dan mencetak Form Pengeluaran Barang dan ditanda tangani oleh Requestor /clien
Storekeeper diperkenankan melakukan transfer persediaan antar gudang hanya jika telah mendapat persetujuan dari Head of Departemen dan Finance Controler
Untuk transfer persediaan antar gudang. Storekeeper masing-masing site membuat form pemerimaan barang dan form pengeluaran barang dan ditanda tangani kedua belah fihak.
Jika terdapat pengembalian barang dari produksi atau dari backcharges atau dari gudang site yang lain (transfer persediaan antar guiding) Sorekeeper membuat lapopran penerimaan barang dan mencatat penerimaan barang tersebut dalam sistem

Artikel Lainnya: Standard Operating Procedure Accounting & Finance

Prosedur pelaporan persediaan

Storekeeper membuat laporan persediaan yang terdiri dari saldo persediaan, mutasi persediaan (penerimaan barang dan pengeluaran barang) secara periodik (daily, weekly atay mountly report)
Storekeeper membuat analisa umur persediaan, category persediaan yang pergerakannya lambat
Storekeeper dan Team Accounting melakukan Stock take/Perhitungan physic setiap bulannya dan didokumentasikan. Storekeeper membuat Berita Acara atas dilakukannya stock take dan ditandatangani oleh Storekeeper dan Accounting
Berdasarkan Berita Acara stok take tersebut jika terjadi kelebihan jumlah persediaan, maka storekeeper melakukan penyesuaian tersebut dan di update kedalam system setelah ,mendapat persetujuan dari Finance Controler dan General Manager
Berdasarkan Beritra Acara Stock Take tersebut jika terjadi kekurangan jumlah persediaan maka kekurangan tersebut harus dilaporkan ke BOD dan storekeeper dapat dapat melakukan penyesuaian kedalam system setelah mendapat persetujuan dari BOD
Team Accounting dapat membuat laporan penyusutan persediaan berdasarkan laporan analisa umur persediaan yang bergerak lambat
Team accounting membuat laporan penyisihan persediaan berdasarkan Berita Acara Stock take atas persediaan yang telah using, rusak dan mengalami penyusutan, bergerak lambat dan lain-lain. Team Accounting mengajukan lapporan tersebut kepada Finance Controler untuk direfiew dan kemudian diajukan ke BOD untuk disetujui

Prosedure pelaksanaan Stock Opname

Persediaan yang dilakukan stock fisik yaitu barang yang diperjualbelikan dalam operasi sehari-hari, baik bahan baku, bahan dalam proses ataupun barang jadi.

Pelaksanaannya dapat dilakukan secara menyeluruh (general phisical inventory stock taking) atau dengan cara sebagian persediaan (sampling persediaan), diadakan setiap akhir bulan di lokasi cabang yang volume persediaannya besar disesuaikan dengan aktifitas gudang dan paling lama setiap tiga bulan, dibagi dalam beberapa tahapan yaitu :

Tahap persiapan : meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab, pembentukan team, group, persiapan Peralatan, persiapan administrasi baik manual maupun computer termasuk persiapan untuk berusaha tidak ada mutasi barang selama diadalannya stock fisik.
Tahapan pelaksanaan : meliputi poster pengumuman phisical inventory di pintu gudang, perhitungan physic dan di tally sesuai (code, nama barang dan merk, ukuran), penulisan lebel pada phisik barang, penyusunan/penyimpanan barang yang telah di telly dan menyerahkan hasil telly kepada petugas yang merekap hasil stock opname dan masing masing telly sheet ditanda tangan oleh yang melakukan stock phisik (petugas gudang, petugas acounting dan internal audit baik internal maupun external).
Tahap penyelesaian : Membuat laporan hasil physic stock opname, merekonsiliasi antara hasil physic dengan catatan administrasi gudang, membuat berita acara hasil stock opname dan menanda tangani hasil stock phisic tersebut, diketahui dan disetujui oleh yang berwenang, memasukkan ke sistem administrasi gudang baik manual maupun computer dan melaporkan hasilnya ke manajemen perusahaan.

Formulir –formulir dalam administrasi gudang antara lain:

Permintaan Pembelian (Purchases Request)
Telly Sheet
Receiving report
Packing List
Delivery Receipt
Delivery Note
Transfer note & IPTN ( Inter Project Transfer Note)
Kartu Gudang /Kartu Stock /Bin Card (Stock Card)
M I C S (Monthly Inventory Control Sheet)
Bukti Penerimaan Barang ( Retur Jual)
Bukti pengembalian barang ( Retur beli)
Form Barang rusak ( Demages /Spoile good)
Laporan Mutasi Persediaan

Artikel Lainnya: User Manual - Oracle General Ledger