PENGELOLAAN KONTROL PERSEDIAAN
Manajemen persediaan adalah control atas segenap aktiva yang
merupakan produk perusahaan, yang diperjual belikan dalam operasi sehari-hari. Persediaan meliputi :
- Persediaan bahan mentah
- Persediaan barang dalam proses
- Persediaan barang jadi
Manajemen persediaan menjadi sangat penting karena akan menentukan
besaran investasi yang akan ditanamkan agar pengelolaannya menjadi efektif dan
umumnya besarnya lebih kurang 5.6 % dari total aktiva perusahaan.
Kegunaan membuat inventory adalah untuk membebaskan operasi
persediaan artinya membuat masing-masing fungsi bisnis bebas satu sama
lainnya sehingga penutupan disuatu area tidak berakibat lebih jauh pada
produksi dan penjualan produk jadi karena berhentinya produksi dapat berakibat
hilangnya pelanggan potensial.
Fungsi Persediaan :
Enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan
dalam memenuhi kebutuhan perusahaan adalah sebagai berikut :
- Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan
baku atau barang yang dibutuhkan Perusahaan.
- Menghilangkan resiko bila barang yang dipesan tidak
baik atau rusak sehingga harus dikembalikan.
- Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga atau
inflasi.
- Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara
musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan bila bahan baku tersebut
tidak tersedia dipasaran.
- Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan
potongan kuantitas (quantity discount)
- Memberikan pelayanan kepada pelangganan dengan
tersedianya barang yang diperlukan.
Artikel Lainnya: Kebijakan & Prosedur Hutang Dagang (Account Payable)
Dari fungsi tersebut persediaan dapat dikelompokkan kedalam 4 (empat) jenis yaitu:
- Flucktuation Stock yaitu untuk menjaga fluktuasi
permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi
bila terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam rencana penjualan,
waktu produk atau pengiriman barang.
- Anticipation Stock yaitu untuk menghadapi permintaan
yang telah diramalkan, dan pada saat permintaan tinggi dan kapasitas
produksi tidak sanggup memenuhinya. Atau karena kesulitan memperoleh
bahan baku, sehingga proses produksi tetap berjalan.
- Lot-size Inventory yaitu persediaan yang
diadakan lebih besar dari pada kebutuhan saat itu, dan ini dimaksudkan
untuk mendapatkan keuntungan dari potongan pembelian (discount quantity),
karena dengan pembelian yang lebih besar akan menghemat biaya
pengangkutan per unit lebih rendah dan biaya administrasi lebih mudah.
- Pipeline Inventory : persediaan yang dalam proses
pengiriman dari tempat asal ketempat barang itu dipergunakan dan memakan
waktu berminggu-minggu.
Beberapa kebijakan dan prosedur dalam manajemen
persediaan yang dilakukan untuk mencapai pengelolaan yang effektif dan
effisien, dikelompokan sebagai berikut :
I. Kebijakan-kebijakan
Persediaan
II. Prosedur-prosedur
dalam Persediaan
I Kebijakan-kebijakan Persediaan
Kebijakan Umum Persediaan
- Barang yang diterima dan keluar harus dicatat ke dalam
sistem secara real time dan transaksi persediaan yang terjadi dalam
periode berjalan harus ditutup pada akhir bulan. Saldo akhir dari periode
berjalan akan menjadi saldo awal periode berikutnya. .
- Penilaian persediaan dihitung menggunakan
metode rata-rata tertimbang.
- Store keeper bertanggung jawab atas penerimaan,
pengeluaran dan penyimpanan persediaan, perlindungan terhadap kehilangan
dan kerusakan, pengawasan dan pelaporan dan juga pengelolaan identifikasi
fisik persediaan untuk semua gudang yang berada didalam perusahaan.
- Penambahan master dan kode barang disusun oleh
Purchasing Departement.
- Setiap persediaan didalam gudang memiliki kode
persediaan yang unik (struktur kode yang sama dalam perusahaan)
Store keeper tidak diperkenankan merubah, menambah ataupun mengurangi kode
yang telah ada.
- Storekeeper bertanggung jawab untuk menindaklanjuti
setiap masalah / kerusakan / kehilangan di area gudang dan berkoordinasi
aktif dengan pihak-pihak terkait untuk memecahkan masalah tersebut.
- Penyimpanan persediaan diluar gudang harus memperoleh
persetujuan dari Site Manager.
- Persediaan harus dilindungi dengan asuransi terhadap
resiko-resiko yang mungkin terjadi seperti kebakaran, banjir, pencurian,
huru hara dan bahaya-bahaya lainnya.
- Batas optimal persediaan harus dikelola dengan
menyesuaikan permintaan-permintaan dari User Departemen terkait dan
meminimalisasi biaya-biaya penyimpanan dan pemesanan. Batas-batas
persediaan harus ditentukan sebelumnya dan dimasukkan kedalam sistem.
Rencana kerja bulanan harus digunakan sebagai dokumen penuntun dalam
menentukan batas-batas persediaan berikut:
·
Batas pemesanan ulang atau jumlah pemesanan ekonomis
·
Batas minimum persediaan
·
Batas maksimum persediaan
Artikel Lainnya: User manual Oracle Budget
Kebijakan Penerimaan Persediaan
- Tidak diperkenankan menerima barang tanpa disertai
dengan bukti PO (Purchase Order), dokumen pendukung dari Supplier (DO
dll). Dan internal order yang sebelumnya telah diinformasikan ke lokasi.
- Informasi PO dan Internal Order harus ada pada
Store keeper saat menerima barang.
- Surat Tanda Terima Barang (RR) adalah dokumen wajib dan
dianggap sebagai bukti barang yang diterima.
- Surat Tanda Terima Barang (RR) dibuat oleh Store Keeper
dan disetujui oleh Manager terkait.
- Store keeper harus memastikan bahwa jumlah yang
tercatat dalam Surat Tanda Terima Barang harus sesuai dengan jumlah barang
yang diterima. Jika jumlahnya berbeda dengan Surat Jalan dari Supplier,
maka Surat Jalan dari Supplier harus direvisi dan ditandatangani oleh
kedua pihak.
- Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima
Barang lebih tinggi dari jumlah yang tertera didalam PO store keeper harus
mengambil keputusan untuk menolak. Informasi harus dikumpulkan dari
Supplier untuk menentukan apakah jumlah kelebihan akan diterima atau
menyimpan barang-barang tersebut di gudang. Jika barang-barang disimpan di
gudang maka barang-barang tersebut harus diperlakukan sebagai
barang-barang FoC (Free of Charge).
- Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima
Barang lebih rendah dibanding dengan jumlah barang yang tertera dalam PO,
Departemen terkait yang mengajukan PR harus dikomunikasikan.
Tindakan-tindakan yang perlu harus diambil oleh Departemen Purchasing
untuk penggantian.
- Surat Tanda Terima Barang tidak dapat dikeluarkan oleh
Bagian Pergudangan sebelum verifikasi kualitas dilakukan oleh pihak-pihak
internal yang berkopenten terhadap kwalitas persediaan.
- Jika ditemukan adanya barang yang usang, rusak atau
spesifikasinya salah atau hal-hal lain yang berkaitan dengan kualitas
barang dibandingkan dengan PO, maka barang tersebut harus ditolak dan Nota
Pengembalian Pembelian harus dibuat dan dikirimkan kepada Supplier.
Supplier harus menyetujui Nota Pengembalian Pembelian dan mengambil barang
dari gudang. Jika Supplier tidak mengambil barang-barang tersebut maka
barang-barang tersebut dianggap sebagai FoC (Free of Charge) dan dicatat
ke dalam kode persediaan yang berbeda.
- Tembusan Surat Tanda Terima Barang (RR rangkap 4)
harus dikirimkan ke Finance Dept untuk diverifikasi dengan PO dan Invoice,
untuk proses pencatatan dan pembayaran.
- Surat Tanda Terima Barang dapat dibuat lebih dari satu
untuk satu nomor PO yang pengirimannya dilakukan bertahap.
- Proses penerimaan barang harus mengikuti aspek-aspek
pengawasan internal yang digambarkan dalam SOP.
Artikel Lainnya: Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)
Kebijakan Pengeluaran Persediaan
- Barang persediaan akan disimpan dan dikeluarkan sesuai
FIFO (First In First Out).
- Proses transfer persediaan antar gudang dan antar
perusahaan adalah hal penting yang diperlukan dalam sistem untuk membantu
kelancaran transfer antar gudang untuk memenuhi permintaan-permintaan
transfer material penting yang sesuai atau diluar perencanaan sesuai
dengan ketersediaan barang dan mendapat persetujuan dari Head of Dept. dan
Financial Controller terkait.
- Pengeluaran persediaan ke lokasi user tanpa melalui
gudang tidak diperbolehkan.
- Jika ada penegembalian barang dari lapangan Asisten
Gudang harus menghitung jumlah barang yang dikembalikan dan membuat Nota
Pengembalian Barang.
Kebijakan Pelaporan Persediaan
- Laporan bulanan persediaan yang terdiri dari saldo,
mutasi, analisa umur persediaan harus diserahkan tepat waktu dan
menyajikan pengelolaan persediaan.
- Pengawasan rutin atas batas-batas persediaan,
verifikasi persediaan (pemeriksaan persediaan) berdasarkan sampel dan
secara teratur harus dilakukan terutama pada barang-barang yang bernilai
tinggi dan tindakan pencegahan harus diambil untuk meminimalisasi kerugian
akibat keusangan, pencurian, kerusakan dll.
- Pemeriksaan fisik persediaan secara sampling dilakukan
setiap bulan, dengan nilai minimum 50% dari nilai total dari gudang-gudang
terkait, sedangkan pemeriksan menyeluruh dilakukan setiap 6 bulan sekali.
- Penyesuaian kelebihan jumlah persediaan setelah
perhitungan fisik akan diupdate dalam modul persediaan, dengan persetujuan
dari Financial Controller dan GM.
- Kekurangan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik
harus dilaporkan ke BOD dan penyesuaian kepada sistem harus berdasarkan
persetujuan BOD.
- Untuk meminimalisasi dampak penghapusan (write off)
yang tak terduga dan signifikan, maka kebijakan penyusutan sistematis
diterapkan untuk barang-barang persediaan yang bergerak lambat, kecuali
untuk semua barang-barang yang telah diasuransikan.
- Perusahaan membuat penyisihan untuk persediaan barang
yang usang, rusak, mengalami penyusutan, tidak sesuai spek, dan bergerak
lambat untuk disetujui oleh BOD dan dinyatakan dalam laporan keuangan
secara konservatif.
Artikel Lainnya: Cara Setting MYOB Premier13 Accounting berjalan Online - LAN
& WAN
II Prosedur-Prosedur Pengelolaan Persediaan
Prosedur Penerimaan Persediaan
- Store keeper tidak diperkenankan menerima barang dari
supplier tanpa disertai dengan bukti PO atau internal Order untuk antar
lokasi atau dari kantor cabang dan pendukung dari supplier surat jalan.
Store keeper telah menerima copy PO pada saat menerima barang di gudang
- Store keeper melakukan pengecekan atas barang yang
diterima, kualitas barang dilakukan pengecekan oleh fihak internal yang
berkopenten
- Store keeper membuat Good receive note / Surat
Tanda terima barang berdasarkan fisik barang yang diterima digudang sesuai
dengan surat jalan, Jika tidak sesuai dengan surat jalan, maka surat
jalan dari supplier harus direvisi dan disesuaikan dengan dengan
fisik barang yang diterima di gudang. Surat jalan yang telah direvisi
tersebut ditandatangani oleh kedua belah fihak.
- Jika saat penerimaan barang, ditemukan adanya barang
yang rusak, using atau spesifikasinya tidak sesuai, barang telah expired,
maka store keeper berhak menolak barang dari supplier tersebut.
- Storekeeper segera membuat Berita Acara atas kondisi barang
yang diterima tersebut dan mengionformasikan serta menyerahkan berita
acara tersebut kepada Purchasing Departement
- Berdasarkan informasi/Berita Acara dari storekeeper,
Purchasing departemen membuat Nota Pengembalian Barang kepada
Suplier
- Supplier harus menyetujui Nota pengembalian barang dan
segera mengambil barang tersebut dari gudang
- Storekeeper mengirimkan Surat Tanda Terima Barang atau
good Received Notes kepada Purchasing Dept
- Purchasing Dept melakukan verifikasi antara STTB/GRn
dengan PO dan Invoice
- Purchasing dept mengirimkan STTD/GRn, PO dan invoice ke
Finance Dept/AP Staff untuk proses pencatatan dan pembayaran
- Store keeper melakukan pengecekan untuk kelompok
barang-barang tertentu sebagai berikut :
·
Dry Food, store keeper harus memeriksa tanggal kadaluarsa/expired
datenya dan kemasannya (packaging) tidak tumpah atau bocor
·
Frozen food, Srore keeper harus memeriksa temperature suhu
container pada saat menerima barang , misalnya -18, -20 dreajat celcius untuk
daging ayam, daging olahan, daging sapi, ice cream dan lain-lain. Warna
daging atau ikan yang diterima dan expired date-nya
·
Chilled food, Storekeeper harus memeriksa kesegaran dari sayur,
buah, cabe, bawang dan bahan baku chilled lainnya, suhu untu barang chilled
adalah 0 sampai -5 derajat celcius.
Prosedur pengeluaran persediaan
- Bagian produksi mengajukan permintaan jumlah material
berdasarkan jumlah karyawan klien
- Bagian produkasi mengajukanb permintaan item/jenis
material berdasarkan menu planning bulanan
- Untuk barang-barang kelompok dry goods seperti gula,
kopi, susu, minuman kaleng, minuman kotak atau material selain menu Utama
maka admin site membuat form permintaan barang dan mengajukan kepada
storekeeper berdasarkan catatan dari clien
- Admin site membuat isu tiket atas barang-barang
tersebut sebagai dasar invoice backcharges
- Storekeeper mengeluarkan barang berdasarkan metode
FIFO, barang yang pertama masuk pertama keluar
- Sorekeeper mencatat setiap pengeluaran barang dalam
system dan mencetak Form Pengeluaran Barang dan ditanda tangani oleh
Requestor /clien
- Storekeeper diperkenankan melakukan transfer persediaan
antar gudang hanya jika telah mendapat persetujuan dari Head of Departemen
dan Finance Controler
- Untuk transfer persediaan antar gudang. Storekeeper
masing-masing site membuat form pemerimaan barang dan form pengeluaran
barang dan ditanda tangani kedua belah fihak.
- Jika terdapat pengembalian barang dari produksi atau
dari backcharges atau dari gudang site yang lain (transfer persediaan
antar guiding) Sorekeeper membuat lapopran penerimaan barang dan mencatat
penerimaan barang tersebut dalam sistem
Artikel Lainnya: Standard Operating Procedure Accounting & Finance
Prosedur pelaporan persediaan
- Storekeeper membuat laporan persediaan yang terdiri
dari saldo persediaan, mutasi persediaan (penerimaan barang dan
pengeluaran barang) secara periodik (daily, weekly atay mountly
report)
- Storekeeper membuat analisa umur persediaan, category
persediaan yang pergerakannya lambat
- Storekeeper dan Team Accounting melakukan Stock
take/Perhitungan physic setiap bulannya dan didokumentasikan. Storekeeper
membuat Berita Acara atas dilakukannya stock take dan ditandatangani oleh
Storekeeper dan Accounting
- Berdasarkan Berita Acara stok take tersebut jika
terjadi kelebihan jumlah persediaan, maka storekeeper melakukan
penyesuaian tersebut dan di update kedalam system setelah ,mendapat
persetujuan dari Finance Controler dan General Manager
- Berdasarkan Beritra Acara Stock Take tersebut jika
terjadi kekurangan jumlah persediaan maka kekurangan tersebut harus
dilaporkan ke BOD dan storekeeper dapat dapat melakukan
penyesuaian kedalam system setelah mendapat persetujuan dari BOD
- Team Accounting dapat membuat laporan penyusutan
persediaan berdasarkan laporan analisa umur persediaan yang bergerak
lambat
- Team accounting membuat laporan penyisihan persediaan
berdasarkan Berita Acara Stock take atas persediaan yang telah using,
rusak dan mengalami penyusutan, bergerak lambat dan lain-lain. Team
Accounting mengajukan lapporan tersebut kepada Finance Controler untuk
direfiew dan kemudian diajukan ke BOD untuk disetujui
Prosedure pelaksanaan Stock Opname
Persediaan yang dilakukan stock fisik yaitu barang yang
diperjualbelikan dalam operasi sehari-hari, baik bahan baku, bahan dalam proses
ataupun barang jadi.
Pelaksanaannya dapat dilakukan secara menyeluruh (general
phisical inventory stock taking) atau dengan cara sebagian
persediaan (sampling persediaan), diadakan setiap akhir bulan di lokasi cabang
yang volume persediaannya besar disesuaikan dengan aktifitas gudang dan paling lama setiap tiga bulan, dibagi dalam beberapa tahapan yaitu :
- Tahap persiapan : meliputi pembagian tugas dan tanggung
jawab, pembentukan team, group, persiapan Peralatan, persiapan
administrasi baik manual maupun computer termasuk persiapan untuk berusaha
tidak ada mutasi barang selama diadalannya stock fisik.
- Tahapan pelaksanaan : meliputi poster pengumuman
phisical inventory di pintu gudang, perhitungan physic dan di tally
sesuai (code, nama barang dan merk, ukuran), penulisan lebel pada
phisik barang, penyusunan/penyimpanan barang yang telah di telly dan
menyerahkan hasil telly kepada petugas yang merekap hasil stock opname dan
masing masing telly sheet ditanda tangan oleh yang melakukan stock
phisik (petugas gudang, petugas acounting dan internal audit baik internal
maupun external).
- Tahap penyelesaian : Membuat laporan hasil physic stock
opname, merekonsiliasi antara hasil physic dengan catatan administrasi
gudang, membuat berita acara hasil stock opname dan menanda tangani hasil
stock phisic tersebut, diketahui dan disetujui oleh yang berwenang,
memasukkan ke sistem administrasi gudang baik manual maupun computer dan
melaporkan hasilnya ke manajemen perusahaan.
Formulir –formulir dalam administrasi gudang antara lain:
- Permintaan Pembelian (Purchases Request)
- Telly Sheet
- Receiving report
- Packing List
- Delivery Receipt
- Delivery Note
- Transfer note & IPTN ( Inter Project Transfer Note)
- Kartu Gudang /Kartu Stock /Bin Card (Stock Card)
- M I C S (Monthly Inventory Control Sheet)
- Bukti Penerimaan Barang ( Retur Jual)
- Bukti pengembalian barang ( Retur beli)
- Form Barang rusak ( Demages /Spoile good)
- Laporan Mutasi Persediaan
Artikel Lainnya: User Manual - Oracle General Ledger
Standar Operating Prosedur (SOP) Lainnya:
- Standard Operating Procedure Accounting & Finance
- Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 1
- Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 2
- Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 3
- Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)
- Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control)
- Kebijakan dan Prosedure Treasury
- Kebijakan dan Prosedure Umum Pajak
- Kebijakan dan Prosedure Aktiva Tetap (Fixed Assets)