SOP TREASURY
Standar Operasional
Prosedur Treasury Perusahaan mengacu pada mekamisme yang sesuai dengan prinsip
serta standar keuangan dan diharapkan dapat memenuhi standar akuntansi perusahaan manufaktur, akuntansi perusahaan dagang, Jasa dan lain-lain.
Prosedur Akuntansi Keuangan adalah tata cara atau urut-urutan dari suatu proses keuangan sesuai dengan jenis transaksi keuangan baik penerimaan atau pengeluaran uang serta dokumen pendukung yang harus disertakan untuk menunjang keabsahan transaksi.
Pengelolaan majemen
keuangan dan tertib administrasi dan batasan pemberian wewenang atas
pengelolaan bank maka maka dikelompokkan bank account sebagai berikut:
- Bank Master guna penerimaan hasil penjualan dan
pendapatan lainnya dan pembayaran approval BOD
- Bank Loan diperuntukan guna penerimaan dan
pembayaran transaksi pinjaman
- Bank Operasional untuk keperluan operasional
perusahaan
I. Kebijakan – Kebijakan Keuangan
II. Prosedur Pengelolaan Dana baik Kas dan Cash equivalent
I. Kebijakan – Kebijakan Keuangan
Kebijakan Perkiraan dan monitoring arus kas bulanan
Finance Staff menyiapkan
laporan perkiraan arus kas (penerimaan kas dan pengeluaran kas) setiap
bulannya. Untuk penerimaan kas meliputi: pembayaran piutang klien, pendapatan
lain-lain, dsb. Untuk pengeluaran kas meliputi: pembayaran hutang supplier,
pengeluaran operasional, dsb.
Laporan perkiraan arus
kas (penerimaan kas dan pengeluaran kas) direview dan disetujui oleh Finance
Controler dan Finance Director.
Analisa antara laporan
perkiraan arus kas, perkiraan penerimaan kas dan pengeluaran kas dengan aktual
penerimaan kas dan pengeluaran kas. Laporan Kas dan Bank Harian disetujui
oleh minimal Trasury Manager
Kebijakan pelaporan dan monitoring atas arus kas mingguan
Finance Dept. melakukan
monitoring setiap minggunya, berdasarkan laporan perkiraan arus kas bulanan
apakah telah sesuai dengan penerimaan dan pengeluaran kas aktual.
Laporan atas penerimaan
kas dapat dilihat pada akun piutang klien, pendapatan lain-lain (pendapatan
dari investasi dan bunga bank), dll. Laporan atas pengeluaran kas dapat dilihat
pada akun hutang usaha (pembayaran hutang kepada Supplier), pengeluaran
operasional (biaya-biaya), dll.
Artikel Lainnya: Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control) - SOP
Part 4
Kebijakan Umum Pembayaran Kas dan Bank
Tujuan pelaksanaan
petunjuk prosedur operasional untuk pembayaran melalui kas dan bank adalah
untuk memastikan bahwa:
- Seluruh pembayaran didukung sepenuhnya oleh
dokumen-dokumen yang sah.
- Seluruh pembayaran ditangani oleh pihak yang berwenang
- Seluruh pembayaran dicatat secara akurat dan tepat
waktu
- Sistem informasi keuangan tersedia untuk mendukung
proses pembayaran tunai melalui bank yang efektif dan efisien.
- Seluruh pembayaran kepada supplier harus dilakukan
melalui sistem yang ada di perusahaan.
- Pajak yang terkait dengan invoice yang telah
diverifikasi dan dibuat checklistnya harus dilengkapi dan telah disetujui
Financial Controller sebelum pembayaran dilakukan.
- Seluruh cek yang dibatalkan dan dikembalikan harus
dicatat pada buku cek disertai dengan alasan pembatalan dan
pengembaliannya.
- Dilarang untuk menandatangani cek kosong, cek tanggal
yang telah lewat, dan cek tunai untuk fihak ketiga.
- Seluruh buku cek yang kosong harus berada dibawah
pengawasan Financial Controller.
- Jika pembayaran telah dilakukan, seluruh dokumen
pendukung harus diberi stempel “Lunas”.
- Pembayaran melalui Bank dapat diliohat pada “Kebijakan
dan proses pembayaran hutang”
- Pembayaran sampai dengan Rp. 300.000,- dapat dibayarkan
melalui petty cash.
- Petty cash dikelola dengan sistem imprest.
- Pengisian kembali petty cash dilakukan ketika petty
cash telah mencapai 50% dari saldo imprest. Saldo dari sistem imprest
harus ditentukan oleh Financial Controller.
- Kas dalam brankas dan kas dalam perjalanan harus
didasarkan atas polis asuransi.
Kebijakan Umum Petty Cash
- Petty cash adalah sejumlah uang yang dialokasikan untuk
pembayaran diluar prakiraan operasional perusahaan dibawah Rp. 300 ribu
untuk per item/transaksi. Petty cash ditempatkan di Finance Dept. (besaran
tergantung kebijakan BOD)
- Petty cash tidak diperkenankan digunakan untuk
pembayaran bahab baku, CAPEX, donasi, biaya perjalanan dinas termasuk cek
tunai untuk personil tidak dapat dicairkan diperkenankan melalui petty
cash.
- Petty cash tidak diperkenankan untuk dipinjamkan untuk
karyawan atau sebaliknya. Finance Controller atau site Manager di
setiap lokasi mempunyai wewenang untuk menaikkan saldo petty cash.
Wewenang/authority limit/batasan nilai rupiah mengacu kepada “Manual of
Authority”
- Pemohon diperkenankan untuk mengajukan petty cash
advance dengan persetujuan dari Head of Dept. dan Finance Controller dari
masing-masing lokasi dan harus diselesaikan dalam jangka waktu 24
jam disertai bukti pendukungnya dan juga PO/SO//kontrak atau persetujuan
dari HO Dept untuk non PO.
- HR HO dan Lokasi harus melakukan verifikasi atas
klaim/reimbursement karyawan untuk memastikan proses tersebut telah sesuai
dengan kebijakan perusahaan atas benefit karyawan.
- Pengisian petty cash dilakukan ketika saldo pengeluaran
petty cash telah mencapai 50% dari keseluruhan saldo petty cash atau
setiap bulan sebelum tanggal 25. Proses pengisian petty cash harus selesai
maksimum dalam 1 (satu) minggu.
- Petty cash secara fisik telah terlindungi dari kehilangan sepanjang waktu. (sebagai contoh, telah disimpan didalam brankas, dll) dan seluruh dana petty cash telah dilindungi dengan asuransi.
Kebijakan Petty Cash Opening (New Account)
- Mengajukan proposal untuk pembukaan akun baru petty
cash.
- Proposal mencakup : Mengapa dibutuhkan pembukaan akun
petty cash yang baru, Pengisian kembali saldo petty cash jika pengeluaran
telah mencapai 50% dari imprest, kapan waktu untuk pembukaan akun baru
petty cash, cost & benefit dari pembukaan akun baru petty cash
tersebut, peralatan seperti brankas/safety cash box untuk menyimpan petty
cash.
- Review dan persetujuan atas proposal pembukaan akun
baru petty cash dari Financial Controller.
- Jika proposal atas pembukaan akun baru petty cash telah
disetujui, maka dibuatkan account baru untuk petty cash tersebut didalam
system.
Kebijakan Petty Cash Reimbursement and Replenishment
- Kasir monitoring atas laporan petty cash harian untuk
memastikan bahwa saldo petty cash masih mencukupi untuk pembayaran dibawah
jumlah Rp 300.000,-
- Jika pengeluaran petty cash telah mencapai 50% maka kasir
mengajukan untuk pengisian saldo petty cash.
- Pengajuan pengisian kembali Petty Cash dilampirkan
dengan dokumen pendukung.
- Pengajuan pengisian kembali Petty Cash
direview oleh Financial Controller.
- Pembayaran melalui petty cash untuk transaksi dibawah Rp.300.000,-dan
tidak untuk pembayaran Biaya perjalanan dinas, dan keperluan pribadi
Kebijakan Rekonsiliasi Bank
Seluruh saldo akun bank
dalam General Ledger telah direkonsiliasi dengan saldo rekening koran setiap
bulannya dan rekonsiliasi tersebut telah disetujui oleh Finance Controller.
Adjustment/Penyesuaian
atau koreksi harus direview dan disetujui oleh FA Manager sebelum dibukukan ke
dalam sistem.
Kebijakan Jam Buka Kas
Kasir buka setiap hari
kerja
Senin s/d Jum’at
: Jam 08.30 s/d 16.00 waktu setempat
Istirahat : Jam 12.00 s/d
13.00 waktu setempat
Kebijakan Kas Kecil Bagian pembelian
Bagian pembelian untuk
melakukan pembelian tunai dapat diberi Petty cash yang besarnya
disesuaikan dengan kebutuhan pembelian tunai, dengan terlebih dahulu diajukan
kebagian keuangan dan mendapat persetujuan dari BOD atau minimal (GM
Operasional & GM Finance & Acounting ) dengan methode impress fund dan
di reimbursement guna agar dana selalu tersedia, pengelolaannya oleh
petugas Pembelian dengan membuat buku pembelian tunai dan dapat
dipertanggungjawabkan.
Kebijakan Kewenangan pengeluaran dana
Seluruh pengeluaran dana
Perusahaan harus mendapat persetujuan dari Pengurus perusahaan atau yang
dikuasakan, dan manajemen memberlakukan batasan kewenangan
pengeluaran uang sebagai berikut :
- Pengeluaran Rp. 300,000,- s/d Rp.
2.500.000,- persetujuan Finance Supervisor & Kepala
Cabang.
- Pengeluaran Rp 2500.000,- s/d Rp.5.000.000,-
persetujuan Manager Area & Finance Manager
- Pengeluaran Rp. 5.000.000,- s/d Rp. 200,000.000,- persetujuan GM Finance dan Direktur
Keuangan
- Pengeluaran diatas Rp.500.000.000,- persetujuan dari
Direktur Keuangan dan Presiden direktur
- Dikemudian hari akan ditinjau kembali sesuai kebutuhan
Kebijakan Pembayaran melalui cek tunai
Tidak dibenarkan
melakukan pembayaran kepada supplier dengan menggunakan cek tunai, tetapi dapat
dilakukan dengan cek atas nama, Bilyet Giro atau dengan cara transfer,
dan cek tunai digunakan untuk pengambilan petty cash keperluan operasional ,
kecuali secara tehnik dan khusus didaerah setempat tidak ada
bank dan harus dilakukan melalui tunai.
Kebijakan Car Ownership Program ( C O P )
Perusahaan
memberikan pinjaman kepada karyawan uang tunai untuk
pembelian kendaraan Dinas dan pelaksanaannya diatur dalam Surat Keputusan
Direksi, pengembaliannya akan dipotong dari gaji karyawan yang bersangkutan.
Kebijakan Pengeluaran biaya untuk keperluan entertainment
Perusahaan melakukan pengeluaran uang
untuk keperluan entertainment dengan
dengan dilampiri daftar Nominatif untuk entertainment dengan
mendapat persetujuan dari dari Direksi atau yang ditunjuk
Kebijakan Rekonsiliasi Bank
Seluruh saldo akun bank
dalam General Ledger telah direkonsiliasi dengan saldo rekening koran setiap
bulannya dan rekonsiliasi tersebut telah disetujui oleh Finance Controller.
Adjustment/Penyesuaian
atau koreksi harus direview dan disetujui oleh FA Manager sebelum dibukukan ke
dalam sistem.
II Prosedur Pengelolaan Dana baik Kas dan Cash equivalent
Prosedur Arus Kas Bulanan
- Finance Staff membuat Perkiaraan Arus Kas
(penerimaan dan pengeluaran arus kas) bulanan
- Finance staff menyerahkan laporan analisa atas
arus kas bulanan untuk direfiew dan disetujui oleh Finance Controler
dan Finance Director
- Finance Staff membuat laporan analisa atas arus kas
tersebut dengan membandingkan laporan perkiraan arus kas dengan
realisasinya
Prosedur pelaporan dan monitoring arus kas mingguan
- Finance staff membuat laporan realisasi cash flow
mingguan (penerimaan dan pengeluaran kas)
- Finance staff melakukan analisa atas laporan
cashflow perminggu berdasarkan cashflow bulanan dengan cara
membandingkan antara Perkiraan cashflow dengan realisasi mingguan
- Finance staff membuat dan memberi penjelasan atas
penyimpangan antara Perkiraan dan realisasi cashflow mingguan tersebut
Prosedur Petty Cash Opening (New account)
- User lokasi mengajukan proposal untuk pembukaan akun
baru petty cash kepada Finance Controler untuk direfiew dan disetujui
- Finance controller membuat account Baru sesuai COA
untuk dimasukkan di system dengan dibantu bagian IT
Prosedur Petty Cash Reimbursement dan replenishment
- User mengajukan invoice dan bukti-bukti pendukung
lainnya kepada kasir untuk diproses pembayarannya
- Kasir melakukan verifikasi atas invoice dan dokumen
pendukungnya melakukan pembayaran
- Kasir melakukan pembayaran melalui petty cash
berdasarkan petty cash voucher dan dukumen-dokumen pendukungnya
- Kasir membuat laporan kas atas transaksi petty cash
setiap harinya
- Kasir mengajukan pengisian petty cash jika pengeluaran telah
mencapai 50 % dari infrest petty cash dan pengajuan tersebut
disertai dengan bukti-bukti pengeluaran petty cash kepada Finance
Controler untuk direfiew dan disetujui
Prosedur Rekonsiliasi Bank
- Treasury Staff/AP Staff melakukan rekonsiliasi bank setiap
bulannya, antara buku bank Perusahaan dan Rekening Koran Perusahaan
- Treasury staff/AP Staff membuat lapopan Rekonsiliasi
bank tersebut dan direfiew oleh Finance Controler
- Treasury staff/AP staff akan menindaklanjuti hasil dari
Rekonsiliasi bank seperti outstanding cek/giro yang belum settled di bulan
berjalan dan akan disetled dibulan berikutnya
Prosedur penerimaan bank master/Revenue account
Secara umum account ini
untuk menampung penerimaan- penerimaan dengan prosedure antara lain:
1. Peneriman penjualan tunai
Penjualan tunai dapat
terjadi di perusahan karena keinginan pelanggan untuk membeli barang
secara tunai atau karena sesuatu hal dari Perusahaan tidak memberi kredit
kepada pelanggan tertentu jadi harus membeli secara tunai , dan prosedure
penerimaan uang dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :
- Departemen finance membuat comercial invoce dilampiri
bukti pengeluaran barang/ DR (delivery Receipt).
- Berdasarkan comercial invoice/ nota perhitungan maka
kasir menerima pembayaran dan membuat kwitansi sesuai dengan uang yang
diterima.
- Bagian keuangan/ kasir menyetorkan uang hasil penjualan
tersebut ke bank dengan bukti slip setoran bank Revenue.
- Dengan slip setoran bank itu bagian keuangan/ kasir
membuatkan receipt voucher yang berisikan nilai nominal dan nama customer
serta melengkapi dokumen pendukungnya dan disetujui oleh yang berwenang.
- Bagian keuangan menbukukan dalam buku kas/ bank serta
mempostingnya ke dalam buku pembantu piutang/customer.
- Bagian keuangan/ kasir menyimpan file tersebut sebagai
bukti transaksi yang telah dilakukan.
2. Penerimaan penjualan tunai retail shop
Penjualan retail shop
merupakan penjualan ke pelanggan secara cash & cary dimana pelanggan
membeli barang di display yang tersedia di retail shop atau bila tidak
tersedia didisplay maka dapat memesannya dengan cara dan prosedure
sebagai berikut :
- Mengisi form pemesanan dan selanjutnya petugas reatail
shop membuatkan nota penjualan rangkap 4(empat), dengan distribusi sbb:
Asli untuk pelanggan / customer,Copy 1 untuk bagian retail shop,
Copy 2 untuk general kasir, Copy 3 untuk bagian accounting
- Berdasarkan nota penjualan retail shop, kasir/ petugas
retail shop mengimput nota tersebut kedalam cash register
- Kasir menerima pembayaran sesuai dengan struk cash
register lalu diserahkan ke palanggan/ customer sebagai bukti
pembeliannya.
- Penerimaan kasir berdasarkan data yang memuat di dalam
cash register di print dan di check dengan nota copy 3 lalu di serahkan ke
bagian keuangan/ akunting
- Bagian keuangan membuat kan slip setoran bank sesuai
dengan data dan dana yang diberikan kasir retail shop
- Setelah di setorkan ke bank, bagian keuangan membuatkan
receipt voucher dengan dilampiri bukti pendukung slip setoran bank, copy
struk register, copy nota untuk dibukukan
- Bukti- bukti yang ada tersebut di file sebagai bukti
transaksi
3. Penerimaan piutang dagang
Penerimaan piutang
dagang terjadi karena adanya penjulan kredit/penjualan dengan pembayaran
tenggang waktu, hasil sewa gedung atau container dan hasil penjualan
barang atau jasa lainnya yang dibayar secara kredit. Pada saat jatuh tempo maka
colector akan meminta agar piutang tersebut dapat dilunasi oleh pelanggan
dengan prosedure sebagai berikut :
- Bagian penagihan menerima pembayaran
piutang dagang dapat berupa cash, giro, cek tunai atau transfer atau
lainya.
- Setelah menerima pembayaran maka bagian collection akan
membuat perincian penerimaan piutang dagang dengan dilengkapi
supporting dokumen ( invoicing, faktur dan perincian piutang
dan supporting lainnya).
- Bagian collection menyerahkan hasil
pembayaran serta supporting nya ke kasir untuk disetorkan ke bank,
dibuatkan receipt voucher dan diotorisasi oleh yang berhak, bila
penerimaan melalui transfer maka nota bank dan slip setoran untuk
cash/giro sebagai tambahan lampirannya.
- Kasir membukukan ke buku bank dan collection
mempostingnya kedalam kartu piutang.
- Dari bukti-bukti tersebut difile untuk arsip
4. Penerimaan dari penjualan ke
karyawan :
Penerimaan atas
penjualan ke karyawan biasanya dengan cara kredit dan pembayaran nya dengan
cara dipotong dari gaji karyawan, untuk itu bila pembayarannya diangsur
lebih dari satu kali potong, maka harus ada persetujuan dari manajer
personalia & manajer keuangan.
Kadangkala untuk even
tertentu ada kebijakan dari perusahaan guna memberi harga khusus dan
pembayarannya bisa dicicil, prosedure penerimaan dari penjualan ke karyawan
adalah sebagai berikut :
- Bagian keuangan (piutang dagang) membuat perincian
pemotongan gaji ke personalia atas piutang dari transaksi penjualan ke
karyawan.
- Personalia mengadakan pemotongan piutang karyawan ke
daftar gaji.
- Kasir mengecek budget & saldo untuk pengeluaran
biaya gaji setelah dipotong piutang karyawan tersebut.
- Daftar gaji diberikan ke bagian keuangan untuk
dibayarkan ke karyawan dengan cara tunai, atau transfer
setelah dikurangi potongan piutang karyawan tersebut.
- Dalam pembukuan maka potongan tersebut
mengkredit piutang karyawan dan kas yang dikeluarkan dikurangi potongan ,
seolah-olah kas masuk.
- Dokumen tersebut di file .
5. Penerimaan transfer dari ke cabang
Penerimaan
transfer dari cabang-cabang, dengan cara transfer otomatis
dari rekening master cabang ke rekening master kantor pusat dengan
ketentuan dan dokumen sebagai berikut :
- Dana tersedia dicabang dengan saldo minimal Rp 10 juta
rupiah
- Minimal transfer minimal Rp 10. Juta rupiah
- Budget dibuat bulanan dengan dimonitor
kontinu dari laporan saldo harian
- Kasir memonitor penerimaan transfer dari cabang &
berdasarkan nota penerimaan dari bank atau print out harian atau mingguan
dibuatkan receipt vaucher dan diotorisasi oleh yang berwenang.
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku
kas/bank
- Kasir menfile dokumen tersebut
6. Penerimaan transfer antar kantor terutama dari
Penerimaan transfer dari
perusahaan karena adanya piutang affiliasi dari hasil penjualan sesuai
tagihan dengan prosedure sebagai berikut :
- Kasir menerima pembayaran dapat berupa tunai, cek,
bilyet giro atau transfer disertai perincian pembayaran per delivery
note atau rekap delivery note.
- Kasir membuatkan receive voucher serta melengkapi
dengan supprorting dokumen
- Bagian kasir meminta otorisasi penerimaan uang kepada
yang berwenang
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku kas
- Kasir menfile nya sebagai bukti transaksi
7. Penerimaan pinjaman dari bank atau
lembaga keuangan non bank
Penerimaan pinjaman
melalui bank dan atau lembaga non bank atas pencairan pinjaman yang yang
diterima atas pengajuan pinjaman yang telah disetujui baik oleh kreditor
dengan prosedure sebagai berikut :
- Atas persetujuan pinjaman yang telah
ditandatangani kedua belah fihak dan dibuat perjanjian kredit
atau akta kredit dan disaksikan oleh notaris.
- Kasir menerima dana pencairan pinjaman baik tunai, cek
cash, bilyet giro, maupun transfer ke bank
- Kasir membuatkan receipt vaucher dilengkapi
bukti/nota penerimaan dari bank
- Kasir meminta otorisasi penerimaan uang kepada
atasannya/ yang berwenan
- Kasir membukukan kedalam penerimaan kas/bank
- Kasir menfile bukti penerimaan uang
tersebut
8. Penerimaan hasil invenstasi
Penerimaan hasil
investasi didapat dari investasi yang ditanamkan perusahaan baik berupa saham,
oligasi atau deposito. Penerimaan ini didapat sesuai jangka waktu perjanjian
dengan prosedure sebagai berikut :
- Kasir menerima uang, giro atau transfer hasil investasi
dengan disertai perincian hasil investasi tersebut
- Kasir membuat receipt vaucher dan disetujui oleh yang
berwenang.
- Kasir membukukan penerimaan hasil investasi
kedalam buku kas/bank
- Kasir menfile bukti penerimaan tersebut.
9. Penerimaan dari klaim asuransi :
Penerimaan dari claim
asuransi karena barang atau asset yang telah diasuransikan mendapat
musibah dan atas kejadian tersebut perusahaan mendapat penggantian dari
perusahaan asuransi jumlah uang sesuai perjanjian yang tertera dalam polis .
Prosedure penerimaan uang dari claim asuransi adalah sebagai berikut :
- Bagian general affair memberikan perincian atas
penerimaan claim yang dibayarkan oleh perusahaan asuransi sesuai
polis
- Bagian keuangan akan menerima pembayaran claim
tersebut secara tunai, BG , cek atau transfer
- Kasir membuat receipt voucher dan disetujui oleh yang
berwenang.
- Kasir membukukan penerimaan tersebut kedalam buku
kas/buku bank
- Dokument tersebut difile
10. Penerimaan dari penjualan aktiva tetap
Penerimaan dari
penjualan aktiva tetap karena perusahaan menjual aktiva tetap yang dinilai
kurang produktif, kurang effisien atau tidak sesuai lagi dengan kebutuhan
perusahaan, maka bila hal ini terjadi uang tersebut dapat digunakan sebagai
modal kerja. Penjualan dapat dilakuan dengan cara biasa ataupun dengan cara
lelang.
Prosedure penerimaan
dari penjualan aktiva tetap adalah sebagai berikut :
- Bagian general affair memberikan perincian
penerimaan uang dari penjualan aktiva tetap beserta nama barang yang telah
dijual, dan dokumen penjualan lainnya.
- Bagian keuangan menerima pembayaran beserta
dokumen pendukungnya untuk dibuatkan receipt Voucher dan
disetujui oleh yang berhak.
- Kasir membukukan penerimaan tersebut kedalam buku
kas/buku bank
- Dokumen tersebut difile.
11. Penerimaan jasa giro
Penerimaan jasa giro
besarnya bergantung pada besar kecil nya dana yang tersimpan
dalam rekening giro. Masa yang diterima selama 1 bulan sekali setelah dana
mengendap dan dihitung berdasarkan rata - rata.
Prosedure penerimaan
jasa giro adalah sebagai berikut :
- Pada setiap akhir bulan maka perusahaan menerima
Rekening koran dan terdapat pendapatan Jasa giro
- Kasir membuat Receipt voucher atas penerimaan jasa giro
tersebu dan disetujui oleh yang berwenang, dengan dilampiri copy Rekening
koran yang tertera jasa giro
- Kasir membukukan uang jasa giro kedalam buku perusahaan
- Kasir menfilenya atas dokumen penerimaan jasa
giro tersebut
Prosedure Penerimaan bank operasional
1. Penerimaan dari
bank master kantor pusat untuk operasional cabang
Penerimaan dari kantor
pusat untuk keperluan operasional dicabang berdasarkan budget bulanan
yang disampaikan kekantor pusat dan dibuat perminggu untuk keperluan
operasional dicabang dengan prosedure sebagai berikut :
- Dari budget bulanan terperinci perminggu maka
kantor pusat akan mentransfer dana ke bank operasional cabang dan menerima
bukti penerimaan dana dari bank
- Kasir menerima bukti penerimaan bank, selanjutnya
membuat receipt voucher dan diotorisasi oleh yang berwenang.
- Kasir membukukan transaksi penerimaan uang ke dalam
buku bank
- Kasir menfile dokumen penerimaan tersebut
2. Penerimaan dari Head Office untuk operasional perusahaan
Penerimaan dari Head Office untuk keperluan operasional perusahaan karena dilokasi-lokasi tertentu tidak
memiliki bank operasional dan untuk keperluan operasionalnya.
Prosedure penerimaannya
adalah sebagai berikut :
- Bagian keuangan menerima pemberitahuan trasfer dari
pusat dengan disertai bukti transfer dari head Office, perincian penggunaan dana tersebut dan nota kredit
dari bank
- Kasir membuat receipt vaucher dilengkapi bukti
penerimaan dan diotorisasi oleh yang berwenang
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku
penerimaan bank
- Kasir menfile dokumen penerimaan tersebut
- Penerimaan lainnya diluar transaksi penerimaan yang
ada, prosedurnya disesuaikan dengan sifat & jenis penerimaan.
Prosedur pengeluaran bank master
Pengeluaran
melalui bank master dilakukan atas pembayaran transaksi yang
pengeluarannya disetujui oleh direksi atau yang dikuasakan .
Peran manajer kas
sangatlah berperan dalam pengeluaran ini karena tugas-tugas manajer cash
diantaranya untuk memelihara liquiditas, tidak terjadi idel cash serta
peranannya untuk merencanakan uang kas maka salah satu cara yaitu untuk
memperlambat pembayaran tetapi operasional dapat berjalan lancar .
Prosedure
pengeluaran-pengeluaran melalui bank master antara lain :
1. Pengeluaran untuk pembayaran hutang dagang ke pihak ketiga diatas 5 juta rupiah
Pengeluaran-pembayaran
hutang dagang atas pembelian barang dagangan secara kredit diatas 5 juta dengan
prosedure sebagai berikut :
- Kasir atau biasanya bagian pembayaran hutang dagang
menerima dokumen pembayaran hutang diatas 5 juta yang telah
diverifikasi dengan dokumen antara lain : Tagihan/
faktur/kwitansi bermaterai asli cukup dari supplier, Surat
jalan / DO yang telah diterima oleh receiver perusahaan (asli), Faktur
pajak asli dan copy asli, PO atau SPK atau kontrak, Receiving report
dari warehouse serta Voucher payable (faktur pembelian Intern)
- Dari dokumen tersebut dibuatkan voucher pembayaran dan
diperiksa oleh yang berwenang dan disesuaikan dengan rencana pembayaran/budget
bulanan yang ada.
- Dibuatkan persiapan pembayaran, antara lain cek, bilyet
giro , transfer biasa atau transfer melalui Bank.
- Meminta persetujuan pembayaran oleh yang berhak dan
selanjutnya dicek dengan saldo uang yang tersedia serta jatuh temponya.
- Kasir mengecek budget & saldo untuk memastikan
bahwa saldonya cukup.
- Dilakukan pembayaran ke supplier dengan cek, bilyet
giro transfer atau transfer Bank
- Dibukukan kedalam buku kas/bank dan kartu hutang
- Dokumen pembayaran diarsipkan
2. Pengeluaran untuk pembayaran letter of credit ( L/C)
Pengeluaran untuk
pembayaran letter of credit karena perusahaan membeli barang dari luar
negeri dan pembayarannya melalui L/C , untuk pembukaan
L/C maka perusahaan menunjuk bank devisa dan disetujui oleh
fihak exportir karena exportir akan mengirimkan originil dokumen melalui bank
devisa tersebut. Prosedur pengeluaran pembayaran pembelian barang
dengan L/C adalah sebagai berikut :
- Bagian pembelian (import) mengajukan
pembayaran L/C untuk menebus dokumen originil pembelian barang import di
bank devisa tempat dibukanya L/C guna pengeluaran barang import di
pelabuhan sesuai pemberitahuan dari bank tersebut. Dokumen import dimaksud
antara lain :PIB (pemberitahuan import barang), Originil comercial
invoice, Sertifikat halal, Bill of lading, Marine insurance, Packing list,
Sertificate of originil (bila diperlukan)
- Bagian keuangan menerima permintaan pembayaran tersebut
dan melakukan persiapan Persiapan pembayaran, memeriksa dokumen dan
biasanya dengan cara mengkredit rekening kita di bank tersebut dan
meminta persetujuan oleh yang berwenang
- Bagian keuangan mengecek budget dan menyediakan dana
atau mengecek saldo untuk memastikan bahwanya saldo bank tersedia
- Setelah mendapat persetujuan bagian import
melakukan pembayaran dan mengambil originil dokumen tersebut
- Kasir menfile dokumen pembayaran tersebut.
3. Pengeluaran pembayaran pembelian import dengan telegrafik transfer
Pengeluaran untuk
pembayaran pembelian import dengan TT dengan syarat adalah Cash dan copy
dokumen, dimana importir akan melakukan penawaran harga barang, dan
pada waktu perusahaan menyetujui untuk membeli barang maka akan
ditandatanganinya confirmation of sales, dari situ selanjutnya barang akan
dikirim dan dokumen importnya difax dengan prosedure
sebagai berikut :
- Bagian pembelian (import) mengajukan permintaan
pembayaran pembelian import
dengan melampirkan faximile
dokemen import antara lain : P I B (pemberitahuan import
barang), Comercial invoice, Packing list, Bill of lading, Marine
insurance, Sertificate halal, Sertificate of originil (bila diperlukan)
- Bagian keuangan menerima permintaan pembayaran TT,
kemudian menyiapkan pembayaran meliputi : Membuat Voucher, memeriksa
dokumen, pembuat transfer bank dan meminta persetujuan ke yang
berwenang.
- Bagian keuangan mengecek dengan budget dan saldo untuk
memastikan dana tersedia
- Transfer bank tersebut diserahkan ke petugas masangger/
yang ditunjuk untuk melakukan transfer.
- Bukti transfer di fax ke exportir untuk memberitahukan
bahwa pembayaran telah dilakukan dan untuk meminta pengiriman
dokumen import asli guna inclaring
- Dokumen pembayaran di file
Artikel Lainnya: User Manual - Oracle General Ledger
4. Pengeluaran untuk pembayaran Bea masuk, PPn & PPh pasal 22 Import
Pengeluaran untuk
pembayaran Bea masuk, PPn & PPh pasal 22 import ini karena
sehubunganbahwa perusahaan melakukan pembelian barang dari luar negeri
(import) dan setelah dilakukanpembayaran ini maka akan digunakan
untuk mengurus pengeluaran barang dari pelabuhan (inclaring)Prosedure
pembayannya adalah sebagai berikut :
- Sesuai PIB maka bagian import mengajuan
pembayaran Bea Masuk, PPn & PPh 22 import ke ke bagian
keuangan dan mengisi form pembayaran serta SSP dan diisi
lengkap & benar dan telah disetujui oleh yang berwenang.
- Sesuai pengajuan dari bagian import maka bagian
keuangan membuat persiapan pembayaran Bea masuk, PPn & PPh pasal
22 import meliputi : membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen,
melampiri BG, Cek tunai, atau transfer dan meminta persetujuan ke
yang berwenang
- Kasir mengecek budget & saldo bank untuk memastikan
bahwa dana tersedia.
- Kasir menyerahkan BG, Cek tunai atau transfer kepada
bagian import untuk melakukan Pembayaran melalui bank devisa.
- Kasir menfile dokumen pembayaran tersebut.
5. Pengeluaran untuk pemindahan
dana ke rekening operasional
Pengeluaran untuk
pemindahan dana kerekening operasional yaitu diperlukan guna menunjang
keperluan opeasional dan biasanya di cabang-cabang dengan otorisasi oleh
manajer keuangan & kepala cabang atau pejabat yang ditunjuk dengan
prosedure sebagai berikut :
- Kasir membuat vauher untuk transfer ke
operasional sesuai rencana dengan
dilampiri budget bulanan yang telah disetujui
- Kasir melakukan persiapan pembayaran dan
berupa tunai, Giro atau transfer.
- Meminta persetujuan pemindahan dana tersebut oleh yang
berwenang.
- Kasir mengecek saldo untuk mejakinkan saldonya
cukup.
- Dilakukan pemindahan dana ke rekening operasional baik
tunai, cek, giro atau transfer atau transfer melaui Bank.
- Dibukukan kedalam buku pengeluaran kas/bank
- Dokumen tersebut untuk diarsipkan
6. Pengeluaran pemindahan dana dari kantor pusat ke cabang
Pengeluaran untuk
pemindahan dana dari kantor pusat ke cabang terumana guna pengisian bank
operasional karena seluruh dana bank master di cabang-cabang
secara otomatis akan ditransfer ke kantor pusat.
Prosedure pemindahan
dana dari kantor pusat ke cabang-cabang adalah sebagai
berikut :
- Bagian keuangan kantor pusat merekap rencana penerimaan
dicabang-cabang dengan mengacu rencana pengeluaran bank operasional di
cabang-cabang, dibuat untuk satu bulan dengan perincian
minggguan.
- Secara periodik kasir membuat voucher pengeluaran
dengan dilampiri rencana mingguan tersebut, form transfer dan
bilyet giro dan lainnya untuk meminta persetujuan kepada yang
berwenang.
- Kasir mengecek budget & saldo di account
tersebut untuk meyakinkan bahwasanya saldo cukup.
- Melakukan pemindahan dana dari kantor pusat ke
cabang-cabang berupa transfer biasa atau transfer melalui
Bank.
- Didukukan kedalam buku pengeluaran kas/bank.
- Dokumen tersebut untuk diarsipkan.
Pemindahan dana dari
cabang ke pusat
Pemindahan dana dari
cabang ke pusat dari uang hasil penjualan baik tunai ataupun kredit (
penerimaan piutang dagang) dan secara otomatis akan ditransfer ke account
master kantor pusat dengan prosedure sebagai berikut :
- Fihak bank akan melakukan trasfer secara otomatis dana
ke kantor pusat sesuai perintah transferOtomatis yang disampaikan oleh
fihak perusahaan.
- Bagian keuangan cabang/kasir akan menerima
informasi pengeluaran dana transfer otomatis dari bank
baik by phone, print out atau rekening koran atau menerima nota
debet.
- Selanjutnya Kasir membuat Bank voucher dengan dilampiri
nota debet tersebut dan disetujui oleh yang berwenang sebagai bukti telah
dilakukan transfer ke kantor pusat.
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku
kas/bank
- Dokumen tersebut untuk diarsipkan.
7. Pengeluaran uang untuk pembayaran PPh pasal 21
Pengeluaran untuk
pembayaran PPh pasal 21 karena perusahaan sebagai wajib potong atas
pajakpenghasilan karyawan dari penghasilan gaji, honor dan pajak tersebut harus
disetorkan ke kantorpajak melalui kas negara paling lambat tanggal 10 setelah
bulan pemotongan untuk SPT PPh pasal 21 bulanan dan tanggal 25 maret tahun
berikutnya untuk SPT PPh pasal 21 tahunan dengan prosedur sebagai berikut
:
- Bagian payroll membuat perhitungan PPh pasal 21
yang telah dipotong dari gaji karyawan danmembuat SPT masa ataupun SPT tahunan PPh pasal 21, dilampiri dengan SSP yang telah diisi lengkap &
benar, telah diperiksa oleh bagian pajak dan disetujui oleh yang
berwenang.
- Bagian keuangan menerima permintaan pembayaran PPh
pasal 21 dan selanjutnya melakukan persiapan pembayaran pajak
meliputi : Membuat voucher pembayaran , meriksa , meminta
persetujuan dengan melampiri BG untuk disetujui oleh yang
berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo bank untuk memastikan
dana tersedia.
- Kasir menyerahkan BG & SSP untuk dilakukan
pembayaran melalui bank persepsi.
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku
kas/buku bank
- Kasir menerima dokumen tersebut untuk diarsip,
selanjutnay SSP diserahkan ke bagian pajakuntuk lampiran SPT PPh pasal 21
bulanan ataupun tahunan
8. Pengeluaran untuk pembayaran pajak penghasilan pasal 23
Pembayan PPh pasal 23
timbul karena adanya pewajiban memotong pajak dari pembayaran Bunga ,
Deviden, Sewa , royalty dan sejenisnya, yang harus disetor ke kantor
pajak melalui kas negara paling lambat tangal 10 bulan berikutnya dengan
prosedure sebagai berikut :
- Pada saat melakukan pembayaran Bunga , deviden,
sewa, royalty dan sejenisnya maka perusahaan sebagai wajib pungut dalam
hal ini dilakukan oleh bagian keuangan melakukan pemotongan PPh pasal 23
sesuai tarif yang telah diatur melalui undang-undang perpajakan yang
berlaku dan selanjutnya bagian pajak membuat buktti pemotongan yang
ditanda tangani oleh manajer pajak atau yang ditunjuk.
- Dari bukti potong tersebut maka bagian pajak membuat
membuat Surat pemberitahuan Pajak
- Pasal 23 dengan dilampiri SSP yang disi lengkap dan
benar, disetujui oleh yang berwenang.
- Bagian Keuangan menerima permintaan pembayaran PPh
pasal 23 dan selanjutnya melakukan
- Persiapan pembayaran dengan membuat voucher pembayaran,memeriksa,
meminta persetujuan pembayaran dengan dilampiri BG untuk disetujui oleh
yang berwenang.
- Kasir memeriksa budget & saldo bank untuk
memastikan dana tersedia.
- Kasir menyerahkan BG & SSP untuk dilakukan
pembayaran melalui bank persepsi
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku
kas/buku bank
- Kasir menerima dokumen tersebut untuk arsip,
selanjutnya SSP diserahkan ke bagian pajak untuk lampiran surat
pemberitahuan PPh pasal 23
9. Pembayaran angsuran pajak badan
Pembayaran pajak badan
(angsuran PPh pasal 25 badan) sebagai angsuran pajak penghasilan Perusahaan
(badan) yang dibayarkan paling lambat setiap tanggal 15 setelah bulan berakhir
atau PPh pasal 29 untuk kekurangan PPh pasal 25 tahunan yang dibayar
paling lambat tanggal 25 maret setelah tahun berakhir dengan prosedure sebagai
berikut :
- Bagian keuangan menerima permintaan
pembayaran anguran PPh pasal 25 atau PPh pasal 29 dari
bagian pajak dan dilampiri SSP dan pendukung lainnya yang telah diisi
lengkap & benar dan telah ditandatangani oleh yang berwenang.
- Bagian keuangan/kasir menerima permintaan pembayaran
pajak dan selanjutnya melakukan
- Persiapan pembayaran : membuat Voucher, meminta
persetujuan dengan melampiri bilyet giro untuk disetujui oleh yang
berwenang
- Kasir mengecek budget &saldo untuk memastikan
bahwasanya saldo cukup
- Kasir menyerahkan BG tersebut ke petugas pajak untuk
dilakukan pembayaran ke bank persepsi
- Kasir membukukan trasaksi tersebut kedalam buku
kas/bank
- Dokumen tersebut untuk diarsipkan.
10. Pengeluaran untuk pembayaran PBB (pajak bumi & bangunan)
Pengeluaran untuk
pembayaran pajak bumi dan bangunan karena perusahaan mempunyai aktiva tetap
berupa Tanah & bangunan dimana sesuai
undang-undang No 19 tahun 2000 tentang pajak bumi dan bangunan,
maka wajib pajak diwajibkan membayar pajak bumi dan bangunan dengan prosedure
sebagai berikut :
- Perusahaan dalam hal ini bagian general affair menerima
SPPT pajak bumi & bangunan melalui kantor kelurahan atau
kantor kecamatan
- Bagian general affair mengajukan permintaan
pembayaran PBB ke bagian keuangan
- Bagian keuangan melakukan persiapan pembayaran
antara lain : membuat voucher bank, meminta persetujuan dan
melampiri BG untuk meminta persetujuan oleh yang berwenang.
- Kasir mengecek budget & saldo untuk
memastikan bahwa saldonya cukup
- Kasir menyerahkan BG tersebut ke bagian general affair
untuk melakukan pembayaran ke kantor pajak bumi & bangunan atau yang
ditunjuk
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku
kas/buku bank
- Dokumen tersebut diarsipkan di bagian keangan & general affair
11. Pengeluaran untuk pembayaran PPn ( PPn BM)
Pengeluaran untuk
pembayaran PPn (PPn BM) yaitu karena Perusahaan dan anak
perusahaan merupakan perusahaan
yang telah dikukuhkan sebagai pengusaha kena pajak , maka berkewajiban untuk melakukan
pembayaran PPn atas transaksi penjualan setelah dikurangi PPn masukan yang
dapat dikreditkan . Prosedure pembayaran PPN (PPn BM) adalah sebagai berikut :
- Bagian pajak membuat SPM masa PPn bulanan yang telah
diperiksa & disetujui oleh manager pajak sesuai undang-undang
pajak yang berlku.
- Berdasarkan perhitungan maka SPM PPn
dinyatakan kurang bayar, maka bagian pajak membuat SSP yang telah
diisi dengan lengkap dan benar dan telah ditandatangani oleh yang
berwewenang
- Bagian keuangan/kasir memerima permintaan
pembayaran PPN kurang bayar tersebut dilampiri SSP selanjutnya membuat
persiapan pembayaran meliputi : membuat voucher bank, meminta
persetujuan dan melampiri BG kepada yang berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa saldonya
cukup.
- Kasir menyerahkan BG & SSP ke bagian pajak
untuk dilakukan pembayaran melalui bank persepsi.
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedfalam buku
kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan & bagian pajak (SSP untuk dilaporkan ke kantor pajak dengan laporan SPM PPN)
12. Pengeluaran pemindahan dana ke rekening operasional sebagai pembayaran gaji, bonus, THR dan pesangon
Perusahaan mempunyai
cabang-cabang yang operasionalnya tidak semua di Kantor pusat
Jakarta maka untuk pengeluaran pembayaran gaji, bonus, THR,
dan pesangon tidak harus dilakukan melalui kantor pusat Jakarta, tetapi untuk
post pengeluaran tersebut direksi harus menyetujui, untuk itu
pengeluarannya dapat dilakukan di cabang-cabang yang bersangkutan dengan approval
direksi atau manajemen Pusat dengan prosedure sebagai berikut :
- Bagian personalia membuat perhitungan Gaji, bonus, THR,
pesangon dan diperiksa oleh Manager personalia & manajer
keuangan atau yang ditunjuk dengan mendapat persetujuan dari BOD.
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka kasir melakukan persiapan pembayaran untuk pemindahan
dana dari bank master jakarta ke rekening operasional cabang yang
bersangkutan dengan membuat voucher pembayaran, memeriksa dokumen, meminta
persetujuan dan dilampiri BG, cek tunai ataupun transfer
kepada yang berwenang.
- Kasir mengadan pengecekan ke budget & saldo bank
untuk memastikan dana tersedia
- Personalia melakukan pembayaran gaji, bonus ,
pesangon, THR dapat melalui transfer atau tunai dapat dibantu
oleh bagian keuangan/kasir.
- Untuk pembayaran pesangon dapat dibayarkan bila
persetujuan PHK telah selesai
- Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku
kas/buku bank
- Dokumen tersebut diarsip
13. Pengeluaran untuk pembayaran pembelian aktiva tetap
Pengeluaran untuk
pembayaran atas pembelian aktiva tetap dilakukan sama halnya dengan pembayaran
hutang dagang. Perbedaannya terletak pada perlakuan pencatatannya, aktiva tidak
masuk dalam persediaan tetapi langsung di catat sebagai harta tetap perusahaan.
Dalam pengeluaran untuk
pembelian aktiva tetap dibedakan menjadi 2 (dua ) jenis yaitu pembelian aktiva
tetap siap dipakai dan pembelian aktiva tetap dengan
membangun terlebih dahulu dan pembayarannya melalui termin sesuai SPK, dan
rencana investasinya telah disetujuin oleh manajemen ( BOD)
Prosedure
pengeluaran untuk pembayaran aktiva tetap adalah sebagai berikut :
- Kasir atau bagian pembayaran menerima dokumen pembelian
aktiva tetap yang telah diverifikasi baik bagian verifikasi maupun
persetujuan bagian general affair dengan dokumen antara lain:
Tagihan/faktur/kwitansi bermaterai cukup dari pemasok /rekanan, Surat
jalan yang telah diterima receiver atau Progres pekerjaan yang telah
disetujui oleh Pimpinan project atau yang ditunjuk, Faktur pajak asli dan
copy asli PO atau SPK atau kontrak, RR atau Berita acara progres dan
catatan hutang intern perusahaan bila diperlukan.
- Dari dokumen tersebut selanjutnya dibuatkan persiapan
pembayaran meliputi: pembuatan voucher pembayaran, pemeriksaan dokumen, persetujuan
pembayaran dengan dilampiri cek tunai, BG, transfer biasa atau transfer
secara Bank.
- Bagian keuangan melakukan pengecekan terhadap
budget, due date, & saldo untuk memastikan saldo bank
tersedia Kasir melakukan pembayaran pembelian aktiva tetap tersebut
dengan cara tunai, BG atau transfer
- Dokumen dibukukan kedalam buku bank dan
buku fixed asset
- Dokumen pembayaran diarsipkan.
14. Pengeluaran untuk pembayaran premi asuransi :
Pengeluaran untuk
pembayaran premi asuransi : asuransi kebakaran, asuransi kecelakaan ataupun
asuransi pengiriman barang karena pertanggugan resiko ke perusahaan
asuransi pada prinsipnya sama dengan pembayaran hutang dagang,
perbedaannya tertetak pada supporting dokumennya sesuai perjanjian
pertanggungan yang biasa disebut polis, tagihan, lampiran barang yang
diasuransikan bila dalam satu polis terdiri dari beberapa jenis barang
atau aktiva tetap dan persyaratan lainnya.
Prosedure pembayaran
premi asuransi adalah sebagai berikut :
- Bagian keuangan menerima tagihan premi asuransi yang
telah diverifikasi oleh bagian verifikasi hutang dan
general affair dan telah disetujui sesuai perjanjian Dokumen-dokumen yang
diperlukan adalah : Tagihan bermaterai cukup, Polis asuransi, Lampiran
daftar barang/asset yang diasuransikan, Order atau permintaan untuk
asuransi tersebut
- Bagian keuangan menyusun persiapan pembayaran meliputi
: pembuatan voucher pembayaran, memeriksa kelengkapan
pembayaran, melengkapi dengan cek, BG, transfer atau transfer bank dan
meminta persetujuan ke yang berwenang
- Bagian keuangan mengecek budget, due date serta saldo
bank untuk memastikan dana tersedia
- Bagian keuangan melakukan pelaksanaan pembayaran baik
tunai, BG atau transfer
- Bagian keuangan membukukannya kedalam buku bank
- Bagian keuangan menfile dokumen pembayaran
15. Pengeluaran untuk pembayaran sewa gedung, sewa kendaraan, sewa tanah, dan sewa lainnya
Kadang-kadang
karena pertimbangan effisiensy, produktifitas dan pertimbangan lainnya
maka perusahaan melakukan sewa gedung, gudang, peralatan, kendaraan, tanah
atau fixed asset lainnya untuk keperluan operasional dan aktivitas
nya maka dalam hal ini yang paling penting bahwa atas sewa tersebut dibuatkan
perjanjian sewa menyewa , maksudnya untuk mengatur sewa menyewa tersebut
dan tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang akhirnya akan merugikan
kedua belah fihak. Prosedur pengeluaran untuk pembayaran sewa adalah sebagai
berikut :
- Bagian keuangan menerima tagihan sewa dan telah
diverifikasi oleh yang berhak dengan Dilampiri dokumen sbb : Tagihan
sewa dengan materai cukup, Perjanjian sewa menyewa yang
ditandatangani kedua belah fihak, Berita acara telah
berjalannya sewa
asset dan ditanda tangani oleh yang berhak.
- Bagian keuangan menpersiapkan pembayaran meliputi :
pembuatan voucher, memeriksa
- kelengkapan dokumen, membuat BG, cek atau
transfer dan meminta persetujuan pembayaran oleh yang berwenang
- Kasir mengecek ke budget, due date, dan
saldo bank untuk memastikan saldo tersedia
- Bagian keuangan/kasir melakukan pembayaran baik
cash, BG atau transfer
- Kasir menbukukan transaksi tersebut kedalam
buku kas/buku bank
- Kasir menfile transaksi pembayaran tersebut
16. Pengeluaran untuk pembayaran leasing Kendaraan atau aktiva tetap lainnya
Selain sewa alternatif
lainya perusahaan membeli barang dengan cara leasing dimana
perusahaan mencari barangnya kemudian mencari pendanaanya ke perusahaan
leasing untuk pembiayaannya untuk pembelian barang dengan cara leasing biasanya
perusahaan membayar down payment dengan prosentase tersentu sedangkan sisanya
diangsur ke perusaan liasing tersebut dengan dilengkapi dengan perjanjian
leasing. Prosedure pembayarannya adalah sebagai berikut :
- Memerima permintaan pembayaran leasing berupa uang muka
dan cicilan sesuai perjanjian leasing serta pembayarannya
biasanya dengan BG mundur selama masa leasing dan disetujui oleh
direksi atau yang dikuasakan.
- Kasir membuat persiapan pembayaran meliputi : membuat
voocher pembayaran, memeriksa dokumen, menyiapkan BG-BG termasuk BG
mundur dan disetujui oleh yang berwenang
- Kasir mengecek budget, due date, dan saldo
untuk memastikan dana tersedia
- Melakukan pembayaran sesuai BG yang jatuh
tempo
- Kasir membukukan dana yang dicairkan kedalam buku
kas/buku bank
- Kasir menfile dokumen pembayaran tersebut
17. Pengeluaran untuk pembayaran angsuran hutang dan bunga
Pembayaran angsuran
hutang jangka panjang beserta bunganya, karena perusahaan mempunyai hutang
pembayarannya dengan cara diangsur pokok serta kewajiban bunganya
Pinjaman ke bank harus diikat dengan perjanjian kredit dan diperkuat
dengan akta notaris, untuk itu batasannya kredit diatur dalam
akta tersebut termasuk jadwal pembayaran cicilan pokok pinjaman,
pembayaran bunga pinjaman kapan harus dibayar, % bunga per tahun, beban
pinalti dan lainnya.
Prosedure
pembayaran cicilan dan pokok pinjaman adalah sebagai berikut :
- Bagian keuangan menerima pemberitahuan untuk pembayaran
pokok pinjaman beserta bunganya
- dari bank pemberi kredit dan disetujui oleh keduabelah
fihak sesuai perjanjian
- Bagian keuangan menerima pemberitahuan kewajiban ke
bank atau berupa tagihan, selanjutnya membuat persiapan
pembayaran meliputi: pembuatan voocher pembayaran, memeriksa
dokumen, membuat BG atau transfer dan disetujui oleh yang
berwenang
- Bagian keuangan mengecek budget, due date dan saldo untuk
memastikan saldo bank tersedia
- Bagian keuangan melakukan pembayaran dengan BG atau
transfer atau
debet otomatis
- Bagian keuangan membukukan kedalam buku kas/buku bank
- Bagian keuangan mefile dokumen pembayaran tersebut.
18. Pengeluaran untuk pembayaran biaya bank
Pengeluaran untuk
pembayaran biaya bank terjadi dari trarsaksi jasa perbankan
antara lain biaya transfer, biaya profvisi bank, biaya kliring
termasuk pengambilan buku giro, buku cek dan jasa perbankan lainnya.
Dokumen pendukung biaya
bank dapat berupa nota debet atau dapat berupa copy rekening koran
untuk biaya bank yang standard dan relatif kecil nilainya.
Prosedure pembayaran
biaya bank adalah sebagai berikut :
- Nota debet bank atau copy rekening koran dapat
dibuatkan voucher pengeluaran bank dan mendapat persetujuan dari yang
berwenang
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku bank
- Dokumen tersebut diarsipkan
Prosedure pengeluaran bank operasional :
Pengeluaran untuk
keperluan operasional terutama dicabang-cabang bersifat rutin dan harus dilaksanakan guna
kelancaran operasional perusahaan , otorisasi pengeluarannya oleh manager
keuangan dan kepala cabang atau yang ditunjuk.
Pengeluaran-pengeluaran
melalui bank operasional dengan prosedure sebagai berikut :
1. Pengeluaran untuk pembayaran reimbursement kas kecil :
Untuk keperluan
operasional yang sifatnya rutin & jumlahnya relatif kecil, perusahaan
menyediakan dana petty cash yang dikelola oleh kasir berdasarkan
pengajuan petty cash yang disetujui oleh manajemen atau manager
keuangan dengan sistem impress fund, dimana apabila dana tersebut
dipakai, maka akan segera direimbursement dengan melampirkan bukti-bukti
pengeluaran dengan prosedure sebagai berikut :
- Dana petty cash besarnya tetap dan ditentukan
sesuai kebutuhan dana petycah tersebut, dan atas
- pengeluaran-pengeluaran dibuatkan laporan
reimbursement petty cash, diperiksa dan disetujui oleh yang berwenang.
- Kasir membuat voucher pengeluaran , periksa
dokumen, membuat cek dan minta persetujuan oleh yang berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan dana
tersedia
- Kasir mengambil uang tersebut ke bank dan
menyerahkannya ke pengelola petty cash
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam
buku kas/buku bank
- Kasir menfile pengeluaran dana tersebut
2. Pengeluaran untuk pembayaran pembelian tunai
Pengeluaran untuk
pembayaran tunai terutama untuk pembelian sayur mayur dilokasi ,
pembelian ikan atau barang dry yang tidak ada di stock dan sifatnya urgent, dan
untuk mengantisipasinya maka dilakukan pembelian tunai kepasar, supermarket
atau toko dan dibeli dengan cash and carry dengan prosedure sebagai berikut :
- Atas dasar permintaan barang maka bagian pembelian
memutuskan untuk melakukan pembelian tunai dan mengajukan permintaan
dana BS ke bagian keuangan setelah mendapat persetujuan dari
manager pembelian dan manajer keuangan dilampiri dokumen-dokumen sbb :
PR gudang atau pemohon, PO pembelian cash
- Bagian keuangan menerima permintaan pembelian
tunai dengan BS dengan disertai PO untuk pembelian cash dan
diverifikasi dan telah disetujui oleh yang berwenang.
- Kasir menyiapkan rencana pembayaran dengan membuat
voocher, memeriksa dokumen, menyiapkan cek dan minta persetujuan oleh yang
berwenang, dan bila dokumen-dokumen belum lengkap maka bagian pembelian
melengkapi dokumen-2 pembelian tersebut
- Kasir mengecek ke budget & saldo untuk memastikan
saldo tersedia
- Kasir menguangkan cek tersebut dan penyerahkannya ke
bagian pembelian untuk melakukan pembelian tunai
- Kasir membukukan pengeluaran tersebut kebuku bank
- Kasir menfile dokumen pengeluaran kas
3. Pengeluaran untuk pembayaran
hutang dibawah 5 juta :
Pengeluaran-pembayaran
hutang dagang atas pembelian barang dagangan secara kredit di dibawah 5 juta
dengan prosedure sebagai berikut :
- Kasir atau biasanya bagian pembayaran hutang dagang
menerima dokumen pembayaran hutang dibawah 5 juta yang telah diverifikasi
dengan dengan dokumen antara lain : Faktur/kwitansi bermaterai
asli cukup dari supplier, Surat jalan/DO yang telah diterima oleh
receiver perusahaan (asli), Faktur pajak asli dan copy asli, PO SPK atau
kontrak, Receiving report dari warehouse serta Voucher payable
(faktur pembelian Intern)
- Dari dokumen tersebut dibuatkan vaucher
pembayaran dan diperiksa oleh yang ber wenang dan dicek dengan
rencana pembayaran/budget bulanan yang ada.
- Dibuatkan persiapan pembayaran, antara lain
cek, bilyet giro , transfer biasa atau transfer melalui Bank.
- Meminta persetujuan pembayaran oleh yang berhak dan
selanjutnya dichek dengan saldo uang yang tersedia serta mengcek jatuh
temponya.
- Kasir mengecek budget & saldo untuk memastikan
bahwa saldonya cukup.
- Dilakukan pembayaran ke supplier dengan cek, bilyet
giro transfer atau transfer Bank
- Dibukukan kedalam buku kas/bank dan kartu hutang
- Dokumen pembayaran diarsipkan
Artikel Lainnya: Kebijakan & Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - SOP
Part 2 -1
4. Pengeluaran untuk pembayaran advance handling import dan restribusi
Pengeluaran untuk
pembayaran advance handling import ini diajukan oleh bagian import untuk
pengurusan inklaring di pebuhan terdiri dari : biaya pengurusan di bea cukai,
pengurusan di karantina, pengurusan di pelayaran, THC, biaya listrik untuk
plugging container di pelabuhan, biaya angkut dari pelabuhan ke gudang
dan biaya import serta biaya restribusi import. Untuk pengeluaran dibawah 5
juta dapat dikeluarkan memalui bank operasional dengan prosedure sebagai
berikut :
- Bagian import mengajukan advance pembayaran untuk
inklaring dengan dilampiri nota perhitungan dan disetujui oleh
manager import atau yang berwenang
- Bagian keuangan / kasir menerima permintaan tersebut
dan membuat voucher, memeriksa dokumen , menyiapkan cek , BG atau
transfer dan meminta persetujuan oleh yang berwenang
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir melakukan transaksi pembayaran atau mengambil
uang tunai, dan menyerahkannya ke bagian import untuk pembayaran biaya
inclaring tersebut.
- Kasir membukukan transaksi advance tersebut
kedalam buku kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuanga
5. Pengeluaran untuk advance gaji :
Karena kebutuhan
karyawan yang sangat urgent, maka kadangkala advance untuk gaji karyawan dapat
diberikan dengan kebijakan dari manajemen , hal ini dapat diberikan untuk
hal-hal yang bersifat khusus , melalui bank operasional dengan prosedure
sebagai berikut:
- Karyawan mengajukan permohonan advance gaji dengan
mengisi form BS ( bon sementara) dan diketahui oleh atasannya dan
disetujui oleh personalia dan manajer keuangan.
- Kasir menerima pengajuan advance gaji yang telah
disetujui dan dibuat voucher, memeriksa BS, dan membuat cek
dan meminta persetujuan dari yang berwenang
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir mengambil uang tunai, dan
menyerahkannya ke karyawan yang mengajukan advance gaji .
- Kasir membukukan transaksi advance gaji
kedalam buku kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan
6. Pengeluaran untuk pembayaran advance perjalanan dinas.
Advance perjalanan dinas
di berikan untuk karyawan yang akan melakukan tugas dinas dengan disertai
surat perintah perjalanan dinas dari atasannya. Prosedure pembayaran
advance perjalanan dinas adalah sebagai berikut :
- Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas membuat
permintaan advance perjalanan dinas
- dengan mengisi form bon sementara (BS) disertai
perincian rencana penggunaan nya, SPPD, dan sesetujui oleh atasannya
dan manager keuangan.
- Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan
pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat
cek dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir mengambil uang tunai, dan menyerahkannya ke
karyawan yang mengajukan advance perjalanan dinas.
- Kasir membukukan transaksi advance perjalanan
dinas kedalam buku kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan
Dalam rangka mendapatkan,
mempertahankan dan memelihara pendapatan maka perusahaan dapat
mengeluarkan biaya entertainment dengan batasan nilai sesuai kebijakan
perusahaan, prosedure pengeluaran untuk keperluan entertainment adalah sebagai
berikut :
- Bagian marketing, pemasaran atau bagian lainnya yang
mengajukan biaya entertainment membuat daftar nominatif yang isinya
antara lain: perincian
entertainment, diberikan kepada siapa, tujuan entertainment dan lainnya
dan disetujui oleh atasannya dan atau pejabat yang ditunjuk.
- Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan
pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat
cek dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir mengambil uang tunai, dan
menyerahkannya ke karyawan yang mengajukan biaya entertainment untuk
selanjutnya melakukan pembayaran entertainment sesuai pengajuannya .
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku
kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan
8. Pengeluaran untuk pembayaran rekening listrik, telepon & air
Pembayaran untuk
rekening listrik, telepon, dan air untuk produksi, penjualan dan keperluan
kantor akan dibayarkan sesuai batas waktu yang telah ditetapkan oleh
instansi pemberi jasa, dan pembayarannya sebaiknya dengan transfer atau giro
atas nama.
Listrik dibayarkan ke
PLN, Telepon dibayarkan ke PT Telkom , Ratelindo atau jasa telekomunikasi
lainnya, Air dibayarkan ke PAM dan atau ke Dispenda. Prosedure pembayarannya
adalah sebagai berikut :
- Bagian general affair mengajukan permintaan pembayaran
listik, telepon, air, dengan perincian Pembayaran yang didapat
berdasarkan informasi jumlah tagihan dari instansi penyedia jasa tersebut.
- Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan
pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat
cek atau BG dan meminta persetujuan kepada yang berwenang, dan
untuk transfer otomatis maka bukti Bank sebagi lampiran voucher tersebut.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir menyerahkan cek atau BG ke bagian general affair
guna melakukan pembayaran listrik, telepon ataupun air ke
innstansi-intansi tersebut dan menerima kwitansi tanda pembayaran
untuk dilampirkan ke voucher pembayaran .
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam
buku kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan
9. Pengeluaran untuk pembayaran iuran atau sumbangan
Pengeluaran untuk
pembayaran iuran atau sumbangan ini karena perusahaan menjadi anggota asosiasi
tertentu atau perusahaan memberi sumbangan ke lingkungan atau pemerintah baik
lingkungan sekitar tempat usaha atau yang lebih luas. Untuk sumbangan diberikan
karena permintaan dari fihak external atau atas keinginan perusahaan.
Prosedure untuk pembayaran
iuran atau sumbangan adalah sebagai berikut :
- Permintaan untuk pembayaran iuran atau sumbangan
oleh HRD atau bagian lain yang
- mengajukannya dengan mendapat persetujuan dari yang
berwenang
- Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan
pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen,
membuat cek atau BG dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir melakukan pembayaran iuran atau sumbangan
tersebut .
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam
buku kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan
10. Pengeluaran untuk pengurusan biaya kendaraan.
Pengeluaran untuk
pengurusan biaya kendaraan aset milik perusahaan misalnya untuk
pengurusan kir, perpanjang STNK, baliknama BPKB dan pengurusan
lainya dilakukan oleh bagian HRD (general affair) dan prosedure pengeluaran
untuk pengurusan biaya kendaraan dapat melalui Biro jasa atau diurus
sendiri. Untuk pengurusan ke biro jasa akan ditambah biaya jasa pengurusan
sedangkan diurus sendiri prosedurenya adalah sebagai berikut :
- Bagian HRD/GA mengajukan permintaan advance untuk
pengurusan biaya kendaraan , dilampiri
- perincian perhitungan, copy surat yang akan
diurus dan kelengkapan lainnya dan mendapat persetujuan dari yang
berwenang apabila
pengurusannya tidak melalui Jasa pengurusan fihak ketiga
- Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan
pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat
cek atau BG dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir menjerahkan ke bagian GA untuk melakukan
pembayaran dengan mendapatkan bukti pembayaran untuk dilampirkan di
voucher pembayaran .
- Kasir membukukan transaksi tersebut
kedalam buku kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan
11. Pengeluaran untuk pembayaran biaya pengiriman
Pengeluaran untuk
pembayaran biaya pengiriman dapat dengan dibayar dimuka sebelum pengiriman,
tunai waktu barang telah dikirim atau dengan cara tempo sepertinya pembayaran
hutang dagang, dan order biaya pengiriman dilakukan oleh bagian
distribusi dan disetujui oleh manager distribusi atau yang ditunjuk .
Pengeluaran untuk
pembayaran biaya pengiriman dengan prosedure sebagai berikut :
- Bagian keuangan menerima dokumen dan telah
diverifikasi untuk pembayaran biaya pengiriman antara lain :
Kwitansi tagihan dr supplier bermaterai cukup, Tanda bukti pengiriman
barang yang telah diterima oleh fihak perusahaan, Order/SPK pengiriman,
Faktur pajak dan lainya
- Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan
pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat
cek , BG dan atau transfer dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir melakukan pembayaran biaya pengiriman
dengan cara tunai, BG atau transfer.
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam
buku kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan
12. Pengeluaran untuk pembayaran pembelian atk.
Pengeluaran untuk
pembayaran pembelian atk yang dimaksud disini adalah untuk pembelian yang
dibeli secara tunai dapat dikeluarkan melalui bank operasional ,
dan dilakukan melalui divisi personalia dengan prosedure sebagai berikut :
- Dengan dilampiri Permintaan dari masing-masing
departemen yang telah disetujui oleh Manager personalia dan
atasan pemohon, maka petugas personalia mengajukan BS dengan
dilengkapi perincian perhitungan rencana atk yang akan dibeli berikut
harganya
- Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan
pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat
cek , BG dan atau transfer dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir menguangkan cek dan menyerahkan kepada
petugas personalia secara tunai, BG atau transfer .
- Petugas personalian melakukan pembelian ATK dan
melengkapi dokumen pembayaran selanjutnya diserahkan ke kasir untuk
pertanggungjawaban BS tersebut
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku
kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan
13. Pengeluaran untuk pembayaran biaya training.
Dalam rangka
meningkatkan mutu , kemampuan karyawan guna menghadapi tantangan
persaingan usaha global , maka salah satu cara yaitu dengan
melatih karyawan untuk meningkatkan mutu serta kemampuan karyawannya ,
inhouse maupun dengan training diluar perusahaan ke lembaga penyelenggara
training baik didalam maupun diluar negeri. Departemen HRD cq ; Bag
Pelatihan & Pengembangan adalah bagian yang terlibat langsung untuk
merencanakan dan menangani masalah pelatihan ini serta mengajukan
pendanaannya dengan prosedure sebagai berikut :
- Mengajukan permintaan dana sesuai anggaran yang telah
disetujui dengan dilampiri : Persetujuan pelaksanaan training oleh manager
HRD & Direksi atau yang ditunjuk, Jenis Training, Jumlah peserta,
Penyelenggara , jadwal training dan jumlah biaya, Kwitansi tagihan atau
Nota perhitungan biaya training, Berita acara selesai
penyelenggaraan training dilengkapi Sertifikat masing-2 peserta, Surat
perjanjian ikatan Dinas dan lainnya sesuai ketentuan, Bila
pembayarannya dibayar secara tempo, maka prosedurenya sama dengan
pembayaran hutang dagang, namun lampiran-lampirannya sesuai pengajuan
dokumen training.
- Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan
pengeluaran uang meliputi : membuat voucher, memeriksa dokumen, membuat
cek , BG dan atau transfer dan meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir melakukan pembayaran biaya training tersebut
secara tunai, BG atau transfer.
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku
kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan
Artikel Lainnya: Standard Operating Procedure Accounting & Finance - Part
1
14. Pengeluaran untuk pembayaran biaya pengobatan.
Selain gaji, karyawan
Perusahaan mendapatkan tunjangan Pengobatan sebesar 15 % dari
gaji tidak termasuk biaya rawat inap, dengan ketentuan 100 % untuk
karyawan yang bersangkutan, dan untuk karyawati diganti hanya untuk yang
bersangkutan.Biaya rawat inap diganti sama dengan ketentuan diatas dan tidak
mengurangi plafon 15% tersebut. Penggantian biaya tersebut dengan
mereimbursement ke perusahaan berdasar kan kwitansi pembayaran diatas
jumlah Rp. 500.000,- yang telah
dilakukan dengan prosedure pengeluarannya sebagai berikut :
- Karyawan mengajukan biaya penggantian pengobatan dengan
menyerahkan kwitansi pengobatan yang telah disetujui oleh atasannya
serta telah diverifikasi dan dicatat dalam kartu pengobatan oleh
personalia dan selanjutnya diserahkan ke Kasir.
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan dan dilampiri cek
tunai kepada yang berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank
untuk memastikan dana tersedia
- Kasir melakukan pembayaran kepada karyawan atas biaya
pengobatan tersebut.
- Kasir membukukan dalam buku kas/buku bank
- Dokumen tersebut diarsip
15. Pengeluaran untuk pembayaran biaya Transport karyawan.
Dalam komponen Gaji
selain Gaji pokok, tunjangan jabatan dan tunjangan lainnya, maka dipisahkan
adanya tunjangan transport . Pembayarannya dapat dilakukan bersamaan dengan
gaji untuk tunjangan transport yang pembayarannya fixed, tetapi untuk karyawan
dibawah level asistant superfisor maka pembayaran uang transport dibayar
berdasarkan jumlah hari masuk kali tarif transport harian yang dihitung oleh
personalia berdasarkan kartu absensi karyawan yang bersangkutan.
Prosedure pengeluaran
biaya transport karyawan adalah sebagai berikut :
- Personalia mengajukan biaya transport
karyawan sesuai daftar transport karyawan yang telah disetujui oleh
manager personalia dan manager keuangan dan selanjutnya diserahkan ke
Kasir.
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran,memeriksa dokumen, meminta persetujuan dan dilampiri cek
tunai kepada yang berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank
untuk memastikan dana tersedia
- Kasir menyerahkan uang transport tersebut ke personalia
untuk dibayarkan kepada masing-masing karyawan
- Kasir membukukan dalam buku kas/buku bank
- Dokumen tersebut diarsip
16. Pengeluaran untuk pembayaran biaya makan karyawan.
Perusahaan menyediakan
makan siang bagi karyawan dalam bentuk natura, namun adakalanya karyawan
diberi uang makan karena sifat tugas nya yang tidak bisa makan dalam jam
makan siang dan membayarnya bersamaan dengan pembayaran gaji
.Untuk saat-saat tertentu perusahaan membayar uang makan seperti
uang makan lembur atau yang rutin tiap tahun membayar uang
makan karena bulan Ramadlon (ibadah puasa) yang telah
dihitung oleh personalia dengan prosedure sebagai berikut :
- Personalia mengajukan biaya makan
karyawan sesuai daftar uang makan karyawan yang telah disetujui oleh
manager personalia dan manager keuangan .
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan dan dilampiri cek
tunai kepada yang berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank
untuk memastikan dana tersedia
- Kasir menyerahkan uang makan tersebut ke
personalia untuk dibayarkan kepada masing-masing karyawan
- Kasir membukukan dalam buku kas/buku bank
- Dokumen tersebut diarsip
17. Pengeluaran untuk pembayaran gaji, overtime, bonus, THR atau pesangon.
Setelah mendapatkan
perintah pembayaran biaya gaji, overtime, THR, Bonus atau pesangon yang
dananya ditransfer dari rekening master maka direkening bank operasional dapat
mengeluarkan biaya-biaya pegawai tersebut dengan prosedure sebagai berikut :
- Bagian personalia membuat perhitungan Gaji, bonus, THR,
pesangon dan diperiksa oleh manager personalia & manajer
keuangan atau yang ditunjuk dengan mendapat persetujuan dari BOD.
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan dan dilampiri BG,
cek tunai ataupun transfer kepada yang berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank
untuk memastikan dana tersedia
- Personalia melakukan pembayaran gaji, bonus , pesangon,
THR atau pesangon , transfer atau tunai
- dapat dibantu oleh bagian keuangan/kasir.
- Untuk pembayaran pesangon dapat dibayarkan bila aturan
PHK telah selesai
- Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku
kas/buku bank
- Dokumen tersebut diarsip
Artikel Lainnya: User manual Oracle Budget
18. Pengeluaran untuk pembayaran iuran astek.
Progran astek ini
diikuti oleh seluruh karyawan baik karyawan kontrak maupun karyawan tetap ,
dimana karyawan dipotong sebesar 2 % dari gaji THP dan sisanya dibayar
perusahaan dan selanjutnya perusahaan membayarnya ke kantor Astek dengan
prosedure sebagai berikut :
- Bagian personalia membuat perhitungan pembayaran astek
disetujui oleh manager personalia & manajer keuangan atau yang
ditunjuk .
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan dan dilampiri BG,
cek tunai ataupun transfer kepada yang berwenang.
- Kasir mengadan pengecekan ke budget & saldo bank
untuk memastikan dana tersedia
- Personalia melakukan pembayaran iuran astek transfer ke
rekening PT Astek. dimana wilayah perusahaan berada dan mendapatkan
bukti kwitansi pembayaran.
- Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku
kas/buku bank
- Dokumen tersebut diarsip
19. Pengeluaran untuk pembayaran biaya bank
Pengeluaran untuk
pembayaran biaya bank terjadi dari trarsaksi jasa
perbankan antara lain biaya transfer, biaya provisi bank,
biaya kliring termasuk pengambilan buku giro, buku cek dan jasa perbankan
lainnya. Dokumen pendukung biaya bank dapat berupa nota debet, dapat berupa
copy rekening koran untuk biaya bank yang standard dan relatif kecil
nilainya.
Prosedure pembayaran
biaya bank adalah sebagai berikut :
- Dari nota debet bank atau copy rekening koran dapat
dibuatkan voucher pengeluaran bank dengan mendapat persetujuan dari
yang berhak
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam buku bank
- Dokumen tersebut diarsipkan
Kas kecil (Petty cash)
Kegunaan petty cash
adalah untuk pengeluaran yang sifatnya rutin dan dalam jumlah relatif kecil dan
biasanya dibawah Rp. 300.000,- dengan terlebih dahulu mengajukan kepada General
manager melalui manager keuangan dengan perincian detail berapa besarnya petty
cash dan pengeluarannya dengan cara mereimbursement biaya yang telah
dikeluarkan, melalui form reimbursement petty cash.
Petty cash biasanya
dikelola oleh Kasir dengan dana tetap yang terdiri dari : Saldo Cash on
hand, total bon sementara & total pengeluaran dengan cara imprest fund.
Petty cash yang dikelola
oleh kasir dilengkapi dengan buku Kas kecil yang mencatat penerimaan Dana dari
rekening bank operasional dan pengeluaran-pengeluaran biaya dengan
dilengkapi voucher pengeluaran kas.
Prosedure penerimaan Petty cash dari bank operasional
Penerimaan dana dari
rekening opersional dicatat dalam buku petty cash dengan mengkredit rekening
bank operasional dengan prosedure penerimaan sebagai berikut :
- Sesuai budget dana petty cash maka kasir termasuk
kasir di purchasing mengajukan reimbursement pengeluaran biaya operasional
dengan dilampiri laporan reimbursement petty cash dan disetujui oleh yang
berhak
- Kasir mencairkan dana tersebut dan menyimpan nya dalam
brankas perusahaan , setiap pengeluaran dilampiri bukti dan bila
dananya mendekati level minin segera direimbursement.
- Kasir menanda tangani voucher pengeluaran petty
cash dan membuat pembukuan di buku petty cash
- Kasir menfile dokumen petty cash tersebut.
Pengeluaran Petty cash
1. Pengeluaran untuk pembayaran BBM, tol dan parkir kendaraan :
Keperluan pengisian BBM,
membayaran tol & parkir yang dilakukan untuk pemakaian kendaraan operasional
perusahaan dapat dilakukan oleh supir yang menggunakan kendaraan tersebut
dengan cara mengajukan BS (bon sementara) dan akan dipertangungjawabkan
pengeluaran tersebut setelah pembayarannya dilakukan dengan prosedure
sebagai berikut :
- Supir mendapat surat tugas atas nama perusahaan dan
selanjutnya mengajukan BS untuk keperluan pembelian BBM, tol & parkir
yang disetujui oleh atasannya dan General affair.
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran,memeriksa dokumen, meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo kas
untuk memastikan dana tersedia
- Kasir melakukan pembayaran BS tersebut,
dan selanjutnya Supir mempertangung jawabkan pengeluaran dengan
dilengkapi form LA ( letter announcement) dan disetujui oleh atasannya ,
Kasir mengembalikan BS ke ybs bahwa telah diselesaikan.
- Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku
kas/petty cash
- Dokumen tersebut diarsip
2. Pengeluaran untuk biaya transportasi lokal
Bagi Karyawan yang
mendapat surat tugas dari atasannya untuk melakukan perjalanan dinas
lokal tetapi tidak tersedia kendaraan dinas, untuk itu biaya nya dapat diganti
oleh perusahaan dengan prosedure sebagai berikut :
- Karyawan mendapat surat tugas atas nama perusahaan dan
selanjutnya mengajukan BS untuk keperluan biaya transportasi lokal
dan disetujui oleh atasannya dan General affair.
- Dari pengajuan pembayaran tersebut maka
Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan ke yang berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo kas
untuk memastikan dana tersedia.
- Apabila karyawan tersebut membayar terlebih
dahulu maka dapat langsung minta persetujuan melalui form LA
dan disetujui oleh atasannya dan bagian GA untuk di charge back.
- Kasir melakukan pembayaran BS tersebut, dan
selanjutnya karyawan mempertangungjawabkan pengeluaran dengan
dilengkapi form LA dan disetujui oleh atasannya , Kasir mengembalikan
BS ke ybs bahwa telah diselesaikan.
- Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku
kas/petty cash
- Dokumen tersebut diarsip
3. Pengeluaran untuk Pembelian Snack
Perusahaan memberi
kebijakan untuk memberikan snak untuk karyawannya, yang besarannya sesuai
kemampuan perusahaan, dan dilakukan oleh bagian personalia dengan prosedure
pengeluarannya sebagai berikut :
- Personalia mengajukan
BS untuk keperluan pembelian Snack yang disetujui oleh Finance
Spv & Personalia Spv.
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo kas
untuk memastikan dana tersedia.
- Kasir melakukan pembayaran BS tersebut, dan selanjutnya
karyawan mempertangungjawabkan pengeluaran dengan dilengkapi
form LA dan disetujui oleh atasannya , Kasir mengembalikan BS
ke ybs bahwa telah diselesaikan.
- Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku
kas/petty cash
- Dokumen tersebut diarsip
4. Pengeluaran untuk pembayaran biaya bongkar barang.
Loko penerimaan barang
pada pembelian barang adalah loko gudang pembeli , tetapi tidak
menutup kemungkinan bahwasanya untuk bongkar barang -barang menggunakan jasa
kuli , misalnya bongkar barang importi dengan prosedure pengeluarannya
adalah sebagai berikut:
- Bagian warehouse mengajukan BS untuk keperluan
bongkar barang disetujui oleh kepala gudang, kepala cabang/plant dan
manager keuangan.
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo kas
untuk memastikan dana tersedia.
- Kasir melakukan pembayaran BS tersebut, dan selanjutnya
karyawan mempertangungjawabkan pengeluaran dengan dilengkapi
form LA atau kwitansi dan disetujui oleh atasannya, Kasir
mengembalikan BS ke ybs bahwa telah diselesaikan.
- Dari bukti pembayaran maka dibukukan dalam buku
kas/petty cash
- Dokumen tersebut diarsip
5. Pengeluaran untuk pembayaran biaya pengiriman
Pengeluaran untuk
pembayaran biaya pengiriman nilainya kurang dari Rp. 300.000,- tunai
waktu barang akan dikirim atau dengan cara tempo sepertinya pembayaran hutang
dagang, dan order biaya pengiriman dilakukan oleh bagian distribusi dan
disetujui oleh manager distribusi atau yang ditunjuk .
Pengeluaran untuk
pembayaran biaya pengiriman dengan prosedure sebagai berikut :
- Bagian keuangan menerima dokumen dan telah diverifikasi
untuk pembayaran biaya pengiriman antara lain : Kwitansi tagihan dr
supplier, Tanda bukti pengiriman barang yang telah diterima oleh fihak
perusahaan, Order/SPK pengiriman, Faktur pajak dan lainya
- Kasir menerima pengajuan tersebut dan membuat persiapan
pengeluaran uang meliputi :
- membuat voucher, memeriksa dokumen dan meminta
persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengecek budget dan saldo untuk memastikan bahwa
saldonya cukup.
- Kasir melakukan pembayaran biaya
pengiriman dengan cara tunai .
- Kasir membukukan transaksi tersebut kedalam
buku kas/Bank
- Dokumen tersebut diarsip oleh bagian keuangan
Artikel Lainnya: Cara Setting MYOB Premier13 Accounting berjalan Online - LAN
& WAN
6. Pengeluaran untuk pembayaran biaya pengobatan.
Biaya pengobatan yang
dibayar melalui petty cash adalah biaya pengobatan dengan jumlah yang relatif
kecil sesuai ketentuan keuangan di perusahaan tersebut. Perusahaan menberikan
tunjangan Pengobatan sebesar 15 % dari gaji tidak termasuk biaya rawat inap,
dengan ketentuan 100 % untuk karyawan yang bersangkutan dan untuk karyawati diganti hanya untuk yang
bersangkutan. Biaya rawat inap diganti sama dengan ketentuan diatas dan
tidak mengurangi plafon 15% tersebut.
Penggantian biaya
tersebut dengan mereimbursement ke perusahaan berdasarkan kwitansi
pembayaran dibawah jumlah Rp.500.000,- yang telah dilakukan dengan prosedure pengeluarannya
sebagai berikut :
- Karyawan mengajukan biaya penggantian pengobatan dengan
menyerahkan kwitansi pengobatan yang telah disetujui oleh atasannya
serta telah diverifikasi dan dicatat dalam kartu pengobatan oleh
personalia dan selanjutnya diserahkan ke Kasir.
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan kepada yang
berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank
untuk memastikan dana tersedia
- Kasir melakukan pembayaran kepada karyawan atas biaya
pengobatan tersebut.
- Kasir membukukan dalam buku kas/petty cash
- Dokumen tersebut diarsip
7. Pengeluaran untuk pembayaran biaya makan karyawan.
Perusahaan menyediakan
makan siang bagi karyawan dalam bentuk natura, namun adakalanya karyawan diberi
uang makan karena sifat tugas nya yang tidak bisa makan dalam jam makan
siang dan membayarnya bersamaan dengan pembayaran gaji.
Biaya makan ini biasanya
diberikan karena karyawan bekerja lembur diatas 4 jam dan diberikan dalam
bentuk natura dan tidak disatukan dengan pembayaran gaji dengan prosedure
pembayaran sebagai berikut :
- Personalia mengajukan biaya makan karyawan
dengan nama karyawan yang diberi makan disetujui oleh manager
personalia dan manager keuangan dan selanjutnya diserahkan ke Kasir.
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat voucher
pembayaran, memeriksa dokumen, meminta persetujuan kepada yang berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank
untuk memastikan dana tersedia
- Kasir membayarkan ke personalia untuk dibayarkan kepada
petugas yang melakukan pembelian makan , dengan disertai
pertanggungjawabannya
- Kasir membukukan dalam buku kas/buku petty cash
- Dokumen tersebut diarsip
8. Pengeluaran untuk pembelian ATK & benda-benda pos.
Keperluan pembelian ATK
yang sifatnya khusus dan nilainya kecil maka dapat dibeli secara tunai
dan untuk pembelian benda-benda post seperti prangko dan materai dibeli di
kantor pos. Prosedure pembelian Atk dan benda-benda pos dengan prosedure
sebagai berikut :
- Bagian yang memerlukan pembelian ATK & benda-benda
post tersebut mengajukan BS disetujui oleh manager personalia dan
manager keuangan dan selanjutnya diserahkan ke Kasir.
- Dari pengajuan permintaan pembayaran tersebut
maka Kasir melakukan persiapan pembayaran dengan membuat
voucher pembayaran, memeriksa dokumen, untuk disetujui yang berwenang.
- Kasir mengadakan pengecekan ke budget & saldo bank
untuk memastikan dana tersedia
- Kasir membayarkan ke bagian yang mengajukan atau ke
personalia untuk dibayarkan kepada petugas yang melakukan pembelian,
dengan disertai pertanggungjawabannya
- Kasir membukukan dalam buku kas/buku petty cash
- Dokumen tersebut diarsip
9. Lain-lain
Pengeluaran lainnya
melalui petty cash prosedure pengeluarannya disesuaikan dengan sifat dan jenis
pengeluaran tersebut.
Formulir-Formulir
Formulir yang
dipergunakan di Penerimaan & Pengeluaran Uang :
- Bank Reicipt Vaoucher
- Bank Voucher (Bank Disbursement Voucher)
- Bukti pengeluaran kas kecil
- Summary of check Disbursement Voucher
- Pertanggung Jawaban Advance
- Surat Pertangungjawaban penyelesaian bon Sementara
(Letter of Announcement / LA)
- Reimbursement Petty Cash & Cash Purchase
- Bon Sementara
- Laporan Bank Harian
- Buku Kas, Buku Bank
- Laporan Rekening Koran
Standar Operating Prosedur (SOP) Lainnya:
- Standard Operating Procedure Accounting & Finance
- Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 1
- Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 2
- Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 3
- Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)
- Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control)
- Kebijakan dan Prosedure Treasury
- Kebijakan dan Prosedure Umum Pajak
- Kebijakan dan Prosedure Aktiva Tetap (Fixed Assets)