PIUTANG DAGANG (ACCOUNT RECEIVABLE)
Aktifitas perusahaan dapat berjalan dengan baik apabila
dapat memelihara cashflow nya secara optimal, namun kenyataannya bahwa
perusahaan tidak hanya menjual barang atau jasa secara cash on
delivery melainkan penjualan secara kredit dengan demikian muncul account
Piutang Dagang.
Perlu penanganan secara komprehensip atas Piutang dagang tersebut dari Perencanaan, pengelolaan, pengendalian dan kontrol agar kredit yang diberikan dapat segera ditarik untuk pembiayaan operasional perusahaan.
Kelonggaran dalam menarik piutang akan berakibat kemungkinan
kesulitan cash flow dan timbul opportunity cost yang mesti dibayar dan dapat
berimbas pada harga pokok produksi yang tinggi dan kalah dalam persaingan.
Perusahaan mengharapkan seluruh piutang dagangnya dapat diterima sesuai dengan jatuh tempo kredit, dan ini bisa terlaksana apabila ada kesungguhan dalam penagihan dan kontrol yang baik dari masing-masing personal yang ditugasi secara integreted antara Sales, F&A, Operasional, kepala cabang, kepala divisi atau project.
Dilihat dari kondisi & karekteristik dari para klien maka piutang dapat
dikelompokkan :
- Golongan pertama : Golongan piutang lancar dimana
pembayarannya tepat waktu sesuai jatuh tempo pembayaran atau batas waktu
yang ditentukan.
- Golongan kedua : Golongan piutang tidak lancar,
dimana pembayarannya melewati jatuh tempo yang telah ditentukan antara 7
s/d 30 hari, dengan penagihan yang sangat aktif.
- Golongan ketiga : Golongan piutang macet, dimana
pembayarannya melewati batas waktu yang telah ditentukan lebih dari 30
hari setelah jatuh tempo.
Beberapa kebijakan, sistem dan prosedur untuk mengelola
piutang dagang antara lain :
I. Kebijakan – Kebijakan Piutang Dagang
II. Prosedur pengelolaan Piutang Dagang
I Kebijakan-Kebijakan Piutang Dagang
Kebijakan Umum Piutang Dagang (Account Receivable)
- Piutang atas penjualan barang atau jasa diakui pada
saat Perusahaan telah memindahkan resiko sepenuhnya atas barang atau jasa
yang dijual kepada klien / customer dan invoice telah diterbitkan.
- Setelah barang atau jasa diserahkan, invoice diterbitkan sesuai kontrak atau kesepakatan.
- Periode penerbitan invoice
disesuaikan dengan ketentuan yang ada dalam kontrak
- Invoice atas barang dan jasa dibuat berdasarkan
Formulir Berita acara serah terima yang telah direkap berdasarkan periode
invoice oleh admin di cabang dan telah dicek dan ditandangani oleh Branch Manager dari masing-masing klien. Invoice yang ditagihkan kepada Klien disertai
dengan dokumen-dokumen pendukung seperti Rekap Berita acara serah terima,
Faktur Pajak PPN Keluaran.
- Perusahaan menentukan credit policy
yaitu Pemberian kredit untuk jasa Barang dan jasa syarat kredit
sesuai kontrak / perjanjian dan pembayaran 1 bulan setelah penagihan
dengan kelonggaran maksimal 30 hari.
Pemberian kredit untuk barang
dan jasa kepada perorangan secara tunai atau maksimal 15 hari besarnya 80% kali
nilai jaminan dan untuk perusahaan besarnya kredit tidak melebihi jumlah 1
milyard dengan term of payment 30 hari dengan kelonggaran 15 hari untuk
perorangan dan 30 hari untuk badan / perusahaan, Pemberian kredit dari
reimbursement biaya sesuai kesepakatan dan pembayaran tunai, dan Untuk
pembayaran tepat waktu sesuai top akan mendapat discount 1 % dari
nilai tagihan.
- Jatuh tempo pembayaran atas piutang sesuai
kontrak dan dihitung sejak invoice disepakati
oleh kedua belah fihak.
- Bukti potong PPh 23 atas jasa yang ditagihkan dalam
invoice telah diterima oleh Perusahaan selambat-lambatnya 30 hari sejak
pembayaran invoice dari klien.
- AR Staff melakukan monitor atas piutang yang telah
jatuh tempo dan membuat klasifikasi umur piutang sebagai berikut:
1-30 hari
>30 hario
>31-60 hari
>61-90 hari.
> 90 Hari
Bagian penagihan
menindak lanjuti atas piutang yang telah jatuh tempo lebih 30 hari setiap
bulannya.
- AR Staff membuat rencana penagihan atas piutang-piutang
yang telah jatuh tempo dan melakukan tindak lanjut atas tagihan piutang
tersebut.
- AR Staff membuat laporan atas piutang-piutang yang
telah jatuh tempo dan kemungkinan tidak tertagih yang telah direview oleh oleh Financial Controller dan disetujui oleh BOD untuk dicatat pada
laporan penyisihan piutang tak tertagih dalam laporan keuangan neraca
perusahaan.
- AR Staff membuat laporan atas penghapusan piutang
dengan instruksi dari Financial Controller atas piutang yang telah
diyakini tidak dapat tertagih berdasarkan bukti-bukti pendukung dan
kategori umur piutang. Laporan atas penghapusan tersebut telah mendapat
persetujuan dari BOD untuk dicatat dalam laporan keuangan neraca
perusahaan.
- Untuk transaksi inter company invoice disesuaikan dengan kebijakan intern perusahaan
Kebijakan AR Period End Closing
- AR Staff melakukan rekonsiliasi antara AR yang tercatat
pada Account General Ledger dengan AR yang tercatat pada Subsidiary Ledger
untuk memastikan posting dan penyesuaian / adjustment telah dilakukan dengan
tepat.
- Rekonsiliasi AR direview oleh Finance Controller.
- Semua item yang belum direkonsiliasi yang ditemukan
pada saat proses rekonsiliasi segera diinvestigasi dan dilakukan follow up
dan koreksi atau penyesuaian segera dilakukan.
- Koreksi atau penyesuaian harus direview terlebih dahulu
oleh Head of Finance sebelum dilakukan posting ke general ledger.
- AR Staff setiap 3 bulan sekali melakukan konfirmasi
atas saldo Piutang ke Client dan melakukan rekonsiliasi terhadap akun
Piutang ke Customer. Konfirmasi ini dilakukan dengan metode sampling dan
telah mendapat persetujuan dari Head of Finance.
II Prosedur Pengelolaan Piutang Dagang
1. Prosedur menjadi pelanggan dan pengisian data pelanggan.
Pandangan yang lampau bahwasanya "Customer is King" masih berlaku di masyarakat indonesia
walaupun pandangan tersebut tidak sepenuhnya benar, di era sekarang pembeli dan
penjual merupakan mitra kerja yang saling membutuhkan.
Banyak produk yang ditawarkan kepada konsumen dan tingkat
persaingan yang sangat ketat, maka perlu usaha-usaha extra untuk dapat keluar
sebagai pemenang dalam mencari pasar, dan diperlukan usaha-usaha maksimal,
analisis dari berbagai aspek untuk dapat meraihnya dalam persaingan, agar
tujuan perusahaan untuk menjadi pemimpin pasar dapat memuaskan
pelanggan dan akhirnya dapat meraih keuntungan yang maksimal.
Perusahaan dalam melaksanakan fungsi manajemen pemasaran meliputi
proses perencanaan, pelaksanaan dan perwujudan, pemberian harga, promosi, dan
distribusi dari barang-barang , jasa dan gagasan untuk menciptakan
sasaran dengan kelompok sasaran yang memenuhi tujuan pelanggan dan
organisasi.
Pemasaran sendiri berarti suatu proses sosial dan manajerial
dimana individu dan kelompok mendapatkan kebutuhan dan keinginan mereka dengan
menciptakan, menawarkan dan bertukar sesuatu yang bernilai satu sama
lain.
Difinisi ini berdasarkan konsep inti : kebutuhan, keinginan dan
permintaan produk, nilai, biaya dan kepuasan, pertukaran, transaksi dan
hubungan, pasar dan pemasaran serta pemasar.
Prosedur menjadi pelanggan serta pengisian data pelanggan
khususnya untuk penyediaan bahan baku dapat kami perinci sebagai
berikut :
- Bagian Penjualan menerima permintaan penjualan atau
atas penawaran perusahaan kepada pelanggan baik serupa penawaran
harga, order dari pelanggan, undangan tender atau permintaan penawaran
barang berikut harganya kepada pelanggan atau atas iklan yang telah
ditayangkan di mas media baik cetak atau elektronik.
- Bagian penjualan akan mengisi data-data customer ke
data base yang minimal berisi : Nama perusahaan, Alamat perusahaan, NPWP, Nomer telepon, No faximile atau email, contak person, Alamat
penagihan dan alamat Gudang, batas kredit dan lainnya
- Hasil evaluasi telah memenuhi kreteria
sebagai Pelanggan
- Kedua belah fihak menyetujui penawaran ,tender atau
sales order yang telah dilakukan baik harga , kwalitas, kwantity,
loko gudang dan syarat pembayaran.
- Membuat bank garansi sesuai hasil tender
atau meminta bank garansi kepada pelanggan tertentu sesuai
kesepakatan.
- Menyerahkan data perusahaan seperti NPWP, NPPKP, dan lainya untuk keperluan perpajakan dan data-data bank untuk keperluan pembayaran.
2. Prosedur pembuatan invoice / penagihan .
Penagihan dapat dilakukan sebelum barang atau jasa
diserahkan untuk pembayaran dimuka, tetapi lazimnya bahwa pembuatan invoice /
tagihan dilakukan setelah penyerahan barang atau jasa atau setelah biaya
dikeluarkan untuk reimbursement.
Prosedur pembuatan tagihan adalah sebagai berikut :
a. Bagian penagihan menerima bukti-bukti penagihan berupa antara lain :
- Order (PO Customer), Kontrak, atau SPK dari pelanggan
- Surat tanda terima barang, jasa yang
telah diserah terimakan
b. Bagian penagihan membuat Invoice dengan
perincian dokumen:
- Faktur penjualan/Comercial Invoice bermaterai cukup
- Packing list, DO, atau DR , atau berita
acara serah terima diterima barang atau jasa.
- Faktur pajak, dan SSP untuk penyerahan kepada
bendaharawan yang ditunjuk
- Kwitansi bila diperlukan
c. Data tagihan tersebut diverifikasi dan dibubuhi paraf sebagai tanda telah diperiksa
d. Meminta persetujuan dengan membubuhkan tandatangan
dan distempel perusahaan
e. Membukukan dalam buku penjualan dan diarsip.
Dalam reimbursement biaya untuk charge back ke pelanggan untuk transaksi tertentu ada 4 syarat yang harus diperhatikan
supaya dikemudian hari tidak terjadi sengketa dalam perpajakan baik PPn
atau Pph pasal 23 atas jasa antara lain :
- Pertama, dalam penagihan reimbursement tidak boleh ada
mark up atau mark down
- Kedua, bukti asli harus diserahkan ke penanggung beban
biaya yang sesungguhnya
- Ketiga , bukti asli tersebut harus atas nama penanggung
beban dengan metode qq (quality qua)
- Keempat : diatur dalam surat perjanjian terutama
perjanjian dengan fihak ketiga yang bukan karyawan
Selain keempat syarat tersebut masih perlu didukung dengan
pemisahan dalam pembukuan atau account tersendiri dan tidak tercampur dengan
account biaya yang direimbursement
3. Verifikasi data /dokumen penagihan
Sebelum faktur penjualan ditandatangani oleh yang ditunjuk
(manajer keuangan) terlebih dahulu data / dokumen penagihan diverifikasi agar
tagihan yang telah dibuat benar dan tidak menimbulkan koreksi dikemudian
hari dengan prosedure sebagai berikut :
a. Bagian verifikasi menerima data invoice dari bagian pembuatan faktur atau bagian invoicing
b. Memeriksa & melengkapi dokumen penagihan
meliputi :
- Faktur Penjualan dengan bernomor
- Packing list, Delivery Receipt, atau surat Jalan asli,
Berita Acara Serah Terima dan lainnya.
- Faktur Pajak keluaran, SSP PPn dengan rangkap
cukup
- Kontrak, Order Pembelian atau SPK
- Kwitansi bermaterai cukup bila diperlukan.
- Nota perhitungan penjualan dan dokumen pendukung
lainnya.
c. Memeriksa kebenaran Invoice sesuai, Order /
kontrak, SPK dan Price list antara lain :
- Harga sesuai Price list.
- Kuantitas
- Term of Payment
- Dan syarat lainnya
d. Membubuhkan paraf disamping otorisasi penanda tanganan
faktur penjualan dan meneruskan untuk penandatanganan faktur tersebut
4. Prosedur penyampaian tagihan kepada pelanggan
Invoice telah disusun dengan lengkap dan benar dan telah
diotorisasi oleh yang berhak, proses selanjutnya menyampaikannya kepada
Pelanggan untuk penagihan dengan prosedure sebagai berikut:
- Petugas penagihan/collector menerima data-data
penagihan yang lengkap dan siap dikirimkan ke pelanggan dimasukkan
amplop diberi nama & alamat penagihan dan attantion untuk bagian
yang dituju, misal Mr X jabatan Manager Keuangan.
- Memasukan data penagihan dalam buku ekpedisi dan
mengirimkan ke ke pelanggan dengan meminta tanda terima dokumen
penagihan.
- Menyerahkan tanda terima tersebut ke bagian penagihan
untuk dimasukkan dalam budget
- Penerimaan piutang dan buku piutang
- Menfile dukumen penagihan tersebut.
5. Prosedur pembuatan kredit nota dari retur jual
Barang atau jasa yang telah dilakukan penyerahan, kadangkala
dilakukan retur atau pengembalian, hal ini bisa saja karena tidak sesuai
dengan pesanan, terjadi kerusakan pada waktu pengecekan ulang, atau sebab
lainnya dan disetujui oleh penjual atau pembeli atas barang dan jasaa tersebut.
Secara administratif maka agar penjualan sesuai barang atau
jasa yang diterima, maka dibuatkan kredit nota atas retur penjualan tersebut
dengan prosedure sebagai berikut :
a. Bagian penagihan
menerima bukti-bukti pengembalian barang atau jasa dilengkapi:
- Order (PO Customer), Kontrak, atau SPK dari
pelanggan
- Surat tanda terima pengembalian barang barang, jasa
b. Bagian penagihan membuat nota retur dengan perincian
:
- Nota retur penjualan dengan diberi nomor
- Receiving report atau berita acara pengembalian barang atau jasa
- Retur Faktur pajak, untuk penyerahan kepada
bendaharawan yang ditunjuk
- Faktur penjualan yang dinota returkan
- Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan lainnya)
c. Data nota retur tersebut diverifikasi oleh petugas
verifikasi piutang dan dibubuhi paraf sebagai tanda telah diperiksa.
d. Meminta persetujuan oleh yang berhak otorisasi dengan
membubuhkan tandatangan dan distempel perusahaan
e. Membukukan dalam buku retur penjualan dan
diarsip.
6. Prosedur pembuatan debit nota atau kredit nota dari transaksi koreksi
Koreksi dapat dilakukan asal dapat dipertangung jawabkan
dengan jelas begitu halnya koreksi akibat kesalahan dalam penagihan.
Dokumen
yang dipergunakan adalah dengan debit nota untuk kekurangan dalam penagihan dan
sebaliknya kredit nota bila yang ditagihkan lebih besar dari yang
sesungguhnya, koreksi ini dapat dari harga, kwantiti atau harga &
kwantiti dan kesalahan lainnya. Prosedure pembuatan kredit nota atau
debit nota adalah sebagai berikut :
a. Bagian penagihan menerima bukti-bukti kesalahan dari penagihan dan dilengkapi:
- Order (PO Customer), Kontrak, atau
SPK dari pelanggan
- Tagihan atau Invoice yang harus dikoreksi
b. Bagian penagihan membuat debit nota atau kredit
nota dengan perincian:
- Debit nota atau credit nota dengan bernomor
- Nota perhitungan jumlah kekurangan atau kelebihan yang
harus dikoreksi
- Debit atau kredit Faktur pajak, untuk penyerahan kepada
bendaharawan yang ditunjuk
- Faktur penjualan yang harus dibebit atau kredit
nota kan
- Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan lainnya)
c. Data Debit nota atau kredit nota tersebut
diverifikasi oleh bagian verifikasi invoicing dan dibubuhi paraf sebagai tanda telah diperiksa
d. Meminta persetujuan oleh yang berhak otorisasi
dengan membubuhkan tandatangan dan distempel perusahaan
e. Membukukan dalam buku & kartu Piutang dan
diarsip.
7. Collection piutang dagang dan monitoringnya.
Piutang dagang yang merupakan sumber utama dana cash flow
harus dikelola dan dimonitor secara kontinew, masalah yang timbul
dari piutang berakibat pembayaran kepada para pemasok menjadi terganggu.
Piutang dagang harus dikontrol secara berlapis oleh bagian
yang terkait antara lain Bagian keuangan & Akunting, bagian operasional,
bagian penjualan & pemasaran, dan sampai level yang paling tinggi baik
dicabang-cabang maupun kantor pusat.
Perlu dibuat Prosedur baku agar seluruh piutang dapat
tertagih sesuai jatuh tempo yang telah ditentukan antara lain :
Prosedur Monitoring di
kantor cabang.
- Bagian piutang Menfile data tagihan per customer secara lengkap dan terperinci, antara lain file
tagihan, tanda terima, buku ekpedisi dan dokumen pendukung
lainnya.
- Membuat kartu Piutang secara up to date
- Melakukan penagihan baik melalui telepon,
kunjungan atau penagihan lainnya.
- Mengirim surat penagihan sebelum jatuh tempo
untuk mengingatkan bahwa tagihan akan segera jatuh tempo.
- Mengirim surat tagihan pertama jika
tagihan telah jatuh tempo lewat 7 s/d 14 hari tetapi belum ada
pembayaran
- Mengirim Surat tagihan tegoran kedua apabila tagihan telah jatuh tempo lewat 14 s/d 21 hari tetapi belum
ada pembayaran
- Membuat surat tegoran ketiga apabila tagihan telah
jatuh tempo lewat 21 s/d 30 hari tetapi tagihan belum dibayarkan,
& diserahkan ke kantor pusat untuk pelaksanaannya.
- Bila surat tegoran satu, dua dan tiga telah
dikirimkan tetapi tetap tidak ada pembayaran, maka dilakukan kunjungan ke
customer dengan bagian operasional, marketing dan legal dimintakan
surat pengakuan hutang yang berisikan perjanjian kesanggupan membayar
serta skedul pembayaran.
- Bila customer tetap lalai atas surat
perjanjian tersebut, dilakukan kunjungan oleh team collection
untuk dimintakan jaminan atas hutang tersebut bila belum ada jaminan
- Bila ada jaminan maka mencairkan jaminan tersebut
dengan persetujuan pelanggan.
- Bila jaminan yang diserahkan tidak ada maka tindakan
selanjutnya diserahkan kepada yang berwajib untuk proses hukum.
- Membuat laporan tersebut baik yang lancar maupun
yang bermasalah kekantor pusat secara periodik
- Meminta advice, masukan dan koordinasi ke kantor pusat
untuk menjalankan tugas-tugas penagihan terutama yang bermasalah
Monitoring di
kantor pusat :
- Menerima laporan aktivitas Piutang cabang secara
periodik, mingguan laporan Piutang tidak lancar dan piutang
bermasalah
- Meminta berkas invoice atas piutang bermasalah secara lengkap dari cabang-lokasi atau project.
- Memonitor dan meminta penjelasan atas piutang yang
bermasalah dan macet tersebut
- Mengirimkan surat tegoran ketiga bila telah tewat
jatuh tempo 21 s/d 30 hari piutang tersebut belum dibayarkan.
- Bila surat tegoran satu, dua dan tiga telah dikirimkan
tetapi tetap tidak ada pembayaran, maka dilakukan kunjungan ke customer
dengan team cabang bagian operasional, marketing dan legal untuk
dimintakan surat pengakuan hutang yang berisikan perjanjian kesanggupan
membayar serta skedul pembayaran.
- Bila customer tetap lalai atas surat
perjanjian tersebut, dilakukan kunjungan oleh team collection
pusat & cabang untuk dimintakan jaminan atas hutang tersebut.
- Bekerjasama dengan team cabang melakukan
pencairan atas jaminan yang ada.
- Bila jaminan yang diserahkan tidak ada maka tindakan
selanjutnya diserahkan kepada yang berwajib untuk jalur hukum
- Membuat laporan tersebut baik yang lancar maupun
yang bermasalah kekantor ke BOD secara periodik
- Meminta advice, masukan dan koordinasi dengan BOD
untuk menjalankan tugas-tugas penagihan terutama yang bermasalah
- Bila tetap tidak bisa ditagih maka team collection mengajukan write off ke Direksi & owner
- Menfile selusuh dokumen-dokumen yang didapat dari cabang dan dokumen piutang lainnya.
8. Perencanaan penerimaan Piutang Dagang
Didalam penyusunan rencana cash inflow baik jangka pendek
maupun jangka panjang, dari rencana penjualan terutama penjualan
secara kredit, dapat diprediksi rencana cash inflow, lebih fokus lagi
dalam manajemen keuangan maka atas penjualan kredit yang telah dilakukan, maka
akan secara pasti dapat diprediksi rencana penerimaan dalam cash inflow
mingguan dan bulanan setelah terlebih dahulu mempertimbangkan
piutang-piutang yang bermasalah atau bad debt.
Prosedur perencanaan penerimaan piutang dagang untuk
rencana cash inflow bulanan atau mingguan adalah sebagai berikut :
- Bagian cash manajemen menerima daftar invoice,
nilai dan term of payment secara rinci dari bagian penagihan
(collection ) by customer
- Dari data tersebut maka disusunlah rencana
penerimaan piutang dalam cash inflow bulanan yang terinci per minggu.
- Meminta persetujuan tentang rencana penerimaan
piutang tersebut ke Manager Keuangan
- Menyampaikan laporan rencana penerimaan Piutang dagang
dalam laporan cashflow ke Manajemen untuk dimintakan persetujuan
- Menfile data rencana penerimaan Piutang dagang.
9. Penerimaan Piutang dagang.
Penerimaan piutang dagang karena adanya penjulan kredit/penjualan
dengan pembayaran tenggang waktu, hasil sewa gedung atau container dan
hasil penjualan barang atau jasa lainnya yang dibayar secara kredit. Pada saat
jatuh tempo maka colector akan meminta agar piutang tersebut dapat
dilunasi oleh pelanggan, yang sebelumnya telah direncanakan penerimaannya dalam
rencana cash inflow dengan prosedure sebagai berikut:
- Bagian penagihan menerima pembayaran
piutang dagang dapat berupa cash, giro, cek tunai atau transfer atau
lainya
- Setelah menerima pembayaran maka bagian collection akan
membuat perincian penerimaan piutang dagang dengan dilengkapi supporting
dokumen (invoicing, faktur dan perincian piutang dan supporting
lainnya).
- Selanjutnya bagian collection menyerahkan hasil
pembayaran serta supporting nya ke kasir untuk disetorkan ke bank, dibuatkan receipt voucher dan diotorisasi oleh yang berhak, bila penerimaan melalui transfer maka nota bank dan slip
setoran untuk cash/giro sebagai tambahan lampiranya
- Kasir membukukan ke buku bank begitu juga
collection mempostingnya kedalam kartu piutang
- Dari bukti-bukti tersebut difile untuk arsip
Artikel lainnya: User manual Oracle Budget
10. Prosedure penanganan piutang macet (Bad debt).
- Perusahaan manapun sangat tidak menghendaki terjadi
piutang macet (Bad debt) tetapi ini tidak bisa dihindari dan dari
pengalaman maka piutang macet timbul karena penilaian atas aspek 5
R' kurang tepat dan mungkin bisa tidak terindentifikasi, tetapi bisa saja walaupun pelanggan itu cukup capable tetapi ada
unsur kesalahan tehnis yang menyebabkan dispute dan tidak layak untuk
dibayar oleh perusahaan tersebut, untuk itu administrasi piutang harus
benar-benar akurat, lengkap, tertib dan jelas termasuk aspek
legalnya.
- Kebijakan untuk penanganan piutang macet akan
ditangani oleh team collection kantor pusat dengan data-data yang
disediakan oleh cabang yang bersangkutan, dan untuk kepentingan
pembukuan maka dapat diadakan pencadangan piutang macet dan dengan
persetujuan BOD dapat dilakukan penghapusan Piutang tersebut
- Prosedure penanganan Piutang macet adalah sebagai
berikut :
- Team collection kantor pusat menerima data-data piutang
macet antara lain : Rekapan invoice beserta perincian per invoice ,Foto
copy Invoice lengkap, tanda terima invoice, atau expedisi pengiriman
tagihan ke pelanggan, Surat menyurat yang telah dilakukan kepada pelanggan
sehubungan piutang tersebut, Jawaban surat dari pelanggan atas
piutang macet tersebut, Laporan kronologis terjadinya piutang macet
tersebut
- Team collection kantor pusat menganalisa data piutang
macet tersebut termasuk surat jawaban
- dari pelanggan dan mempelajari sebab-sebab
terjadinya piutang macet tersebut
- Bagian collection kantor pusat bekerja sama dengan
bagian legal untuk mempelajari aspek hukumnya untuk menentukan tindakan
lebih lanjut
- Mengirimkan surat tegoran ketiga bila telah tewat
jatuh tempo 21 s/d 30 hari piutang tersebut belum dibayarkan dengan
nada somasi
- Bila surat teguran tiga telah dikirimkan tetapi tetap
tidak ada pembayaran, maka dilakukan kunjungan ke customer dengan
team cabang bagian operasional, marketing dan legal untuk dimintakan
surat pengakuan hutang yang berisikan perjanjian kesanggupan
membayar serta skedulul pembayaran.
- Bila custemer tetap lalai atas surat
perjanjian tersebut, dilakukan kunjungan oleh team collection
pusat & cabang untuk dimintakan jaminan atas hutang tersebut.
- Bila jaminan telah tersedia maka mencairkan jaminan
dengan persetujuan pelanggan
- Bila jaminan yang diserahkan tidak ada maka tindakan
selanjutnya diserahkan kepada yang berwajib untuk jalur hukum.
- Membuat laporan tersebut baik yang lancar maupun
yang bermasalah kekantor ke BOD secara periodik
- Meminta advice, masukan dan koordinasi dgn BOD untuk menjalankan tugas-tugas penagihan terutama yang bermasalah.
- Membuat usulan pencadangan (profision) sebesar
piutang yang kemungkinan tidak tertagih dalam pembukuan
- Bila tetap tidak bisa ditagih maka team collection mengajukan write off ke Direksi
- Setelah disetujui maka diadakan write off dari
pembukuan.
- Menfile selusuh dokumen-dokumen yang didapat dari cabang dan dokumen piutang lainnya.
11. Pelaporan piutang dagang.
Kegiatan operasional dari mulai sales order ke penjualan,
muncul piutang dagang dan dapat diterima manjadi cash inflow, rangkaian
tersebut akan dituangkan dalam bentuk laporan untuk kepentingan manajemen.
Betapapun lancarnya jalannya operasional tetapi tidak didukung oleh administrasi yang baik, maka atasan tidak bisa membaca, menganalisa, dan mengambil langkah-langkah untuk keputusan yang tepat, itulah pentingnya dibuat laporan secara tertulis, terperinci, tepat waktu dan akurat.
Laporan-laporan dalam mengelola piutang dagang antara lain :
a. Laporan aktivitas piutang dagang terdiri
dari :
- Judul laporan terdiri dari : Nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan
- Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama customer,
golongan, saldo awal, mutasi (penjualan dikurangi penerimaan) Koreksi
debet & kredit dan saldo akhir, keterangan.
- Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal
pembuatan, diperiksa oleh dan disetujui oleh.
b. Laporan umur piutang dagang (aging account receivable) terdiri dari :
- Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan
- Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama customer,30
hari, 60 hari, 90 hari, diatas 90 hari dan total vertikal, total
horizontal
- Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal
pembuatan, diperiksa oleh dan disetujui oleh.
c. Laporan piutang dagang lewat jatuh
tempo terdiri dari :
- Judul laporan terdiri dari : Nama perusahaan, judul laporan, lokasi, dan periode laporan
- Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama customer, alamat dan no tetepon, invoice (no invoice, tanggal dan nilai), term
of payment, umur tagihan.
- Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal
pembuatan, diperiksa oleh dan disetujui oleh.
d. Laporan piutang dagang macet (bad debt)
- Judul laporan terdiri dari : Nama perusahaan,
judul laporan, lokasi, dan periode laporan
- Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama customer, alamat dan no tetepon, invoice (no invoice, tanggal dan nilai), term
of payment, umur tagihan, Keterangan disi laporan kronologis sampai
menjadi bad debt.
- Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal
pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh.
Untuk formulir laporan dapat dilihat contoh formulir
berikut, dan disuaikan sesuai kebutuhan manajemen perusahaan.
Surat penagihan , surat pengakuan dan pernyataan kesanggupan
pembayaran.
Dalam administrasi piutang dikenal beberapa tahapan dalam
membuat surat penagihan antara lain:
- Surat penagihan sebelum jatuh tempo untuk
mengingatkan bahwa tagihan akan segera jatuh tempo.
- Surat tagihan pertama jika tagihan telah jatuh
tempo lewat 7 s/d 14 hari tetapi belum ada pembayaran
- Surat tagihan tegoran kedua apabila tagihan telah
jatuh tempo lewat 14 s/d 21 hari tetapi belum ada pembayaran
- Surat tegoran ketiga apabila tagihan telah jatuh tempo
lewat 21 s/d 30 hari tetapi tagihan belum dibayarkan, dan diserahkan
ke kantor pusat untuk melakukannya.
- Surat pengakuan hutang yang berisikan perjanjian
kesanggupan membayar serta skedul pembayaran.
- Surat minta Kuasa pencairan jaminan.
- Surat Pengajuan gugatan ke pengadilan untuk jalur
hukum.
- Dan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan penagihan.
12. Formulir-formulir.
Formulir-formulir yang diperlukan untuk keperluan
administrasi piutang antara lain :
- Sales Order
- Perintah Penyiapan Barang
- Berita acara serah terima
- Faktur Penjualan Sementara (Proforma Invoice)
- Faktur penjualan
- Debit Nota
- Credit Nota
- Faktur Pajak Standard ( pajak keluaran)
- Surat Setoran Pajak ( SSP)
- Kwitansi bila diperlukan.
- Buku ekpedisi
- Tanda terima tagihan.
- Kartu Piutang
- Form laporan : Laporan aktivitas piutang, Laporan
umur piutang, Laporan laporan piutang yang lewat jatuh tempo, dan
laporan piutang macet.
Standar Operating Prosedur (SOP) Lainnya:
- Standard Operating Procedure Accounting & Finance
- Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 1
- Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 2
- Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 3
- Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)
- Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control)
- Kebijakan dan Prosedure Treasury
- Kebijakan dan Prosedure Umum Pajak
- Kebijakan dan Prosedure Aktiva Tetap (Fixed Assets)